Blog: Tijd voor méér procesoptimalisatie met de AFAS Pocket App

16 september 2021

Tijd voor nóg meer procesoptimalisatie? 

Even een bonnetje declareren? Bij de meeste organisaties gaat dit niet in een handomdraai. Medewerkers moeten het bonnetje inscannen, achter de computer plaatsnemen, inloggen op de InSite-portal van het bedrijf, de juiste template voor de declaratie kiezen en het bonnetje uploaden. Kan dat niet veel gemakkelijker? Jazeker. En wel met de AFAS Pocket app…

In een notendop

De AFAS Pocket App .

Met de AFAS Pocket app kan je bonnetjes op een gebruiksvriendelijke manier inschieten. Je installeert de app heel eenvoudig op je smartphone. Vervolgens kan je direct beginnen met declareren. Hoe? Van ieder kersvers bonnetje neem je een foto. Opslaan is niet nodig — het bonnetje staat meteen in het systeem.

Workflows zijn heel gemakkelijk in te richten. Binnen InSite zet je een declaratieproces op, waaraan je je eigen workflows koppelt. Zo bepaal je zelf welk bonnetje naar welke goedkeurder gaat. Wanneer je het proces volledig hebt ingericht, komt dit automatisch op dezelfde manier in de app te staan. Zo kan je een eenduidige werkwijze hanteren.

Pocket App
 

Reisdeclaraties van thuiswerkers

In één overzicht.

Zeker in deze tijd is de AFAS Pocket app heel handig. Steeds meer medewerkers zijn onderweg of werken vanuit huis. Als zij de AFAS Pocket App gebruiken, hoeven ze hun laptops niet meer tevoorschijn te halen om een bonnetje te uploaden. Zo besparen ze veel tijd én blijft de administratie op orde.

Hulp nodig bij de inrichting?

Het thuiswerken brengt tevens een gewijzigde wetgeving met zich mee: werkgevers mogen tot oktober 2021 een onbelaste vergoeding voor vaste reiskosten aan hun werknemers geven. Daarna mogen medewerkers geen vaste reiskostenvergoeding meer ontvangen wanneer thuiswerken het uitgangspunt is. Maar op basis van bepaalde criteria kunnen zij nog steeds diverse reisdeclaraties indienen. Daar komt een aparte administratie bij kijken. Die kan je bijhouden in Excel-lijsten, maar dat levert veel extra werk op. Met de AFAS Pocket App is dit niet nodig, omdat deze in één oogopslag de status quo van de declaraties laat zien.

Altijd en overal

Declaraties goedkeuren.

Declaraties moet je laten goedkeuren. Ook dat kan via de AFAS Pocket app. Als leidinggevenden graag met hun smartphones werken, kunnen zij het accorderingsproces afhandelen in de app. Er komt geen computer of e-mailverkeer aan te pas. Je kan namelijk instellen dat leidinggevenden automatisch een bericht ontvangen wanneer zij een declaratie moeten bekijken. Vervolgens kunnen ze direct hun akkoord geven, ook wanneer ze onderweg zijn.

Out-of-the-box toepassingen:

Voor de koplopers!.

Ga je graag een stapje verder op het gebied van digitalisering? Zet de AFAS Pocket app dan ook in voor ziekmeldingen en verlofaanvragen. Deze processen kan je eveneens in de app laten plaatsvinden.

Wil je écht buiten de gebaande paden lopen, gebruik de AFAS Pocket app dan ook voor andere registratieverplichtingen. Je kan bijvoorbeeld dagelijks vastleggen wie wel en niet op kantoor is geweest, zodat je goed bijhoudt welke medewerkers wanneer thuiswerken. Of je zorgt dat medewerkers een signaal krijgen wanneer je een intern nieuwsbericht hebt gepubliceerd. Een andere optie is om de app te gebruiken voor het accorderen van inkoopfacturen. Daarnaast kan je zorgen dat medewerkers hun dossier — alle informatie die over hen is vastgelegd — via de app kunnen inzien.

Kortom, je kan de AFAS Pocket app zo simpel of uitgebreid inrichten als je maar wilt.

Hoe rol je de app uit?

Aan de slag.

Kort gezegd, heel eenvoudig. Je kan medewerkers eenmalig automatisch over de app informeren. Daarna verloopt het proces eigenlijk vanzelf. Nieuwe medewerkers krijgen een automatische uitnodiging om de app te installeren.

In het menu kunnen gebruikers zien wat de app allemaal kan. Dit betekent dat zij bij het openen van de app direct een overzicht hebben van alle opties. Een leuke binnenkomer!

De AFAS Pocket app

Voor wie?.

Je kan de AFAS Pocket App op verschillende niveaus gebruiken. Heb je een klein budget en maak je weinig gebruik van InSite? Dan richt je de basisversie van de App in. Het is voordelig en je bent snel up and running. Gebruik je InSite veelvuldig, maar zitten medewerkers niet vaak achter hun laptop? Bied medewerkers in dat geval twee opties: InSite op de desktop (of laptop) én de AFAS Pocket app.

Misschien werk jij al jaren efficiënt met AFAS, maar vind je dat je processen best kunnen profiteren van een extra optimalisatieslag. Ook dan kan de AFAS Pocket App uitkomst bieden. Hiermee elimineer je bepaalde handelingen en maak je het werken weer een stuk gemakkelijker!

Meer weten over de AFAS Pocket app? Neem gerust eens contact met ons op. Onze consultants bespreken graag met je wat de App voor jouw organisatie kan betekenen.

contact opnemen

Auteur

Marco Bosma

Binnen het team van DIFFERIT zit veel expertise en waardevolle kennis als het gaat om de AFAS software en Power BI. Ik houd je dan ook graag op de hoogte met actuele onderwerpen en (nieuwe) toepassingen. Heb jij een onderwerp waar je meer informatie over wilt? Laat gerust een verzoek achter via het contactformulier.

Contact opnemen
Meer nieuws