Hoe leg je afspraken helder vast nu we meer vanuit huis werken?

Blog: Bedrijfsmiddelen in bruikleen, afspraken vastleggen in AFAS

In het afgelopen jaar hebben we het thuiswerken noodgedwongen op grote schaal omarmd. Voor sommige bedrijven was de overstap heel plotseling. Daarom kwamen de meest creatieve oplossingen voorbij. Diverse werkgevers besloten bijvoorbeeld om de verstelbare bureaus en bureaustoelen op te halen bij het leegstaande kantoor en af te leveren bij medewerkers. Handig, want zo konden zij ook vanuit huis ergonomisch werken.

Maar hoe zit het in dit soort tijdelijke situaties met bedrijfsmiddelen? Hoe leg je afspraken helder vast om te zorgen dat je het overzicht tijdens én na de coronacrisis behoudt? …

De haken en ogen omtrent

Schenkingen en bruikleen.

Met thuiswerken kom je als organisatie in een andere dimensie terecht. Je moet beslissen of je middelen schenkt aan je medewerkers. Dit kan je niet zomaar doen: je moet alles vastleggen in een bruikleenovereenkomst om te voorkomen dat je achteraf hele hoge kosten moet betalen. Kies je ervoor om middelen enkel tijdelijk te verstrekken, dan dien je een werkkostenregeling op te stellen. Ook dat is een vak apart.

Dit is overigens niet alleen relevant tijdens de coronacrisis. Veel bedrijven hebben tegenwoordig geen vaste werkplekken meer en geven iedere medewerker een eigen laptop. Hiervoor geldt ook dat je duidelijke afspraken op papier moet zetten. Zijn medewerkers verantwoordelijk voor onderhoud? Mogen zij het apparaat voor privédoeleinden gebruiken? Wie is verantwoordelijk voor schade?

Al dit soort zaken dien je goed te registreren in je systeem. Zo voldoe je aan de wettelijke eisen, creëer je duidelijkheid omtrent bruikleen en weet je precies wat een medewerker moet inleveren wanneer deze een nieuw apparaat krijgt of uit dienst treedt. Maar een goede aanpak brengt ook een hoop documentatie met zich mee. Hoe ga je daarmee om?

Stroomlijn je proces in

Een workflow.

Dé oplossing: workflows in AFAS. Stel je voor alle apparatuur een bruikleenovereenkomst op? Dan kan je deze in AFAS laten genereren. Het hele proces is in te bouwen in het systeem. Je bepaalt wanneer je een document wilt laten creëren en wat hierin moet komen te staan. Maar ook welke medewerker het apparaat ophaalt en de overeenkomst digitaal ondertekent.

De mogelijkheden zijn enorm breed. Je kan bijvoorbeeld aangeven dat een medewerker recht heeft op een laptop op basis van een bepaalde functie. Ook kan je inbouwen dat medewerkers standaard een mobiele telefoon krijgen bij indiensttreding. Schrijft het bedrijfsbeleid voor dat mensen met een bepaalde functie na twee jaar altijd hun smartphone mogen inruilen voor een nieuw model? Ook dat kan je opnemen in een workflow.

Na het verwerken van je voorkeuren zorgt de workflow dat het juiste document automatisch naar de bewuste persoon wordt gestuurd — samen met het verzoek om een ophaalafspraak te maken. Wanneer de medewerker het apparaat ophaalt, kan deze op de knop ‘Afgifte’ drukken en de overeenkomst digitaal ondertekenen.

Of het proces nu uit drie of acht stappen bestaat, voor elke actie wordt een knop gecreëerd waarmee je een stap kan afronden.

Breder denken:

The sky is the limit.

Wat als medewerkers mobiele telefoons of laptops na twee jaar mogen houden, omdat deze dan zijn afgeschreven? Dit heeft consequenties voor een eventuele uitdiensttreding: als medewerkers het bedrijf binnen twee jaar verlaten, moeten zij een evenredig deel terugbetalen. Zo’n afspraak leg je natuurlijk vast in je financiële administratie. Maar wist je dat je de uitgegeven apparatuur ook kan koppelen aan activa? Zo wordt de laptop bij afgifte gekoppeld aan je afschrijvingsprotocol.

Een ander voorbeeld: wanneer je een nieuw apparaat binnenkrijgt, leg je dit vast in je voorraadadministratie. Je kan de zaken zó instellen dat dit apparaat bij afgifte aan een medewerker direct wordt gekoppeld aan activa. Zo houd je nauwkeurig bij wanneer je apparatuur aan wie verstrekt.

Wil je écht buiten de hokjes denken, pas het workflowprincipe dan ook toe op andere bedrijfsprocessen. Van HR tot facilitair: alle processen met een onderliggende systematiek lenen zich hiervoor!

Hulp nodig bij de inrichting?

Aan de slag

Met workflows?.

Start met het in kaart brengen van de volgende zaken:

  1. Wat is de volgorde van je handelingen of acties binnen het proces?
  2. Wie voert welke actie uit?
  3. Wie moet bepaalde acties goedkeuren?
  4. Wanneer en naar wie wil je een signaal, document of e-mail laten uitsturen?

Wil je eens brainstormen over het inrichten van jouw ideale workflow(s)? Neem gerust contact met ons op. We bespreken graag hoe jij zo efficiënt mogelijk kan omgaan met het vastleggen van afspraken omtrent bedrijfsmiddelen én andere processen.

Neem contact op

Blog | Thuiswerk of reiskostenvergoeding

Blog | GRIP OP JE DATA EN EFFICIËNTER WERKEN MET POWER BI

Blog | 10 manieren om InSite in te zetten als intranet