Blog: Documenten digitaliseren op de hr-afdeling

24 november 2021

Verwerk je hr-documenten nog handmatig?

Verwerk je hr-documenten nog handmatig?
Dan zijn medewerkers behoorlijk lang bezig met het overtypen van gegevens. Dat is niet alleen een tijdrovende, maar ook een foutgevoelige taak. Als je dagelijks een grote hoeveelheid gegevens overtypt, kan je immers weleens vergeten om een wijziging door te voeren. Menselijk, maar administratief gezien kan dit gevolgen hebben. Dé oplossing: documenten digitaliseren. Lees verder…

InSite AFAS
 

Automatiseringsslag binnen hr:

5 voordelen.

Of het nu gaat om arbeidsovereenkomsten, contractverlengingen, bevestigingen of roosterwijzigingen, in AFAS kan je hr-documenten automatisch laten verwerken. Waarom zou je dit doen? We zetten de voordelen voor je op een rij.

  • Je bespaart tijd
  • Je werkt altijd met de laatste versie
  • De kans op fouten is kleiner
  • Altijd en overal werken is een feit
  • Documenten genereren
Hulp nodig bij de inrichting?

Standaarddocumenten voor

Tijdsbesparing.

Nadat je één keer een standaarddocument hebt ingericht in het systeem, kan je het telkens opnieuw gebruiken. Je werkt efficiënter en sneller, omdat je gegevens niet meer hoeft over te typen.

Je werkt altijd met

De laatste versie.

Op een hr-afdeling moeten documenten regelmatig worden bijgewerkt met nieuwe gegevens. Deze documenten worden dan in de snelheid soms anders opgeslagen en zo ontstaan er verschillende versies van één document waarvan niemand weet welk document up-to-date is. Als je documenten digitaliseert in AFAS, heb je dit probleem niet. Je werkt namelijk altijd met de meest recente versie!

Minder

Fouten.

Wil je een arbeidsovereenkomst of contractverlenging doorvoeren? Veel hr-medewerkers gebruiken voor zulke zaken het laatst verzonden document, voeren de wijzigingen door en verzenden het document opnieuw. Laat je dit invoerwerk over aan het systeem, dan haalt het altijd de meest actuele gegevens op van de medewerker aan wie je de brief stuurt en staan onderdelen zoals de (verzend)datum en (adres)gegevens altijd goed. De foutkans is daardoor aanzienlijk lager.

Altijd alles

Bij de hand.

Zeker nu thuiswerken overal ingeburgerd is geraakt, is dit een zeer interessante (en vaak noodzakelijke) optie! Alles is geborgd in het systeem, waardoor je op nagenoeg elke locatie aan de slag kunt.

Documenten genereren

Via een workflow.

Moet je contractverlengingen maken voor medewerkers? Of wil je andere hr-documenten laten controleren en accorderen door collega’s? Zet dan een workflow in. Het systeem vult automatisch de juiste gegevens. Daarna kan je de bestanden doorzetten naar andere medewerkers én naar de eindverantwoordelijke, die zijn of haar (digitale) handtekening eronder kan zetten. Zo werk je nóg efficiënter.

Aan de slag documenten HR digitaliseren
 

Hoe digitaliseer je documenten in AFAS?

Aan de slag!.

Stel, je verstuurt vanuit de hr-afdeling altijd een bepaalde brief naar nieuwe medewerkers. Dit document staat in Word. Wanneer je het voor de eerste keer in Profit zet, richt je alles goed in. Vanaf dat moment hoef je dit documenttype alleen nog te openen en de juiste medewerker erbij te zoeken.

Het systeem vult alle velden vervolgens automatisch in — van naam en adres tot de einddatum van het contract. Wel zo makkelijk!

Hulp nodig bij de inrichting?

Algemene

Optimalisatiekans.

Overigens kan je zelf bepalen in welke mate je digitaliseert. Zo is digitaal ondertekenen een ideale optie om de efficiency van processen te verhogen.

Digitaal ondertekenen
Zet je deze optie in, dan hoef je documenten niet meer uit te printen. Je kan vanuit elke locatie documenten versturen en digitaal ondertekenen. AFAS zorgt dat je handtekening juridisch geldig is. Bovendien kan je een document in het systeem volgen. Ligt het bijvoorbeeld bij een collega die nog moet tekenen, dan kan je dit met één druk op de knop zien. Excel-lijsten bijhouden hoeft dus niet meer!

De ideale situatie is dat je de HR documenten in AFAS heb staan, documenten koppelt aan de juiste workflow en digitaal ondertekenen inricht. Zo is het gehele proces geautomatiseerd binnen AFAS.

Wat komt daar allemaal bij kijken?

De juiste inrichting.

Een goed begin is het halve werk. Het eerste document zal je wat tijd kosten. Je moet het document in Profit zetten en de subdocumenten (inclusief filters) koppelen om de juiste gegevens op te halen uit het systeem.

Kortom, bij de inrichting komt best wat kijken. Krijg je hier graag hulp bij van AFAS-experts? Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

Contact opnemen

Tijd voor meer procesoptimalisatie?

Auteur

Marco Bosma

Binnen het team van DIFFERIT zit veel expertise en waardevolle kennis als het gaat om de AFAS software en Power BI. Ik houd je dan ook graag op de hoogte met actuele onderwerpen en (nieuwe) toepassingen. Heb jij een onderwerp waar je meer informatie over wilt? Laat gerust een verzoek achter via het contactformulier.

Contact opnemen
Meer nieuws