Herken je dit? Werkzaamheden die je met een vaste frequentie in je Outlook-agenda zet? Verschillende Excel-lijsten met de vaste “to do’s” voor een bepaalde maand? Of misschien wel het “schrik-moment” wanneer je een vaste jaaractie over het hoofd hebt gezien…
Taken vastleggen in Outlook, Excel overzichten of notities; we doen het allemaal. De diverse manieren van vastlegging maken echter wel dat er een kans ontstaat dat je iets vergeet of over het hoofd ziet. Ook maakt deze manier van vastleggen het lastig om zaken over te dragen, bijvoorbeeld in geval van verlof of verzuim. Dit kan anders in AFAS! En wel met het inrichten van repeterende taken
Met het inrichten van repeterende taken in AFAS creëer je overzicht en zorg je voor structuur. Op deze manier borg je persoonlijk en als afdeling dat er geen taken over het hoofd gezien worden. Ook kun je met de inrichting van repeterende taken historie opbouwen en in beeld houden.
AFAS maakt hierbij onderscheid in twee soorten repeterende taken:
Verlopende taken zijn acties die plaatsvinden nadat een bepaalde gebeurtenis heeft plaatsgevonden. Denk bijvoorbeeld aan het toezenden van een welkomstpakket na ondertekening van een contract door de klant. Bij vaste repeterende taken gaat het om taken die met een vaste frequentie terugkomen. Hierbij kun je denken aan schoonmaaktaken, de BTW-aangifte of onderhoudswerkzaamheden. In dit blog zoomen we in op het tweede type: de repeterende taken die met een vaste frequentie terugkomen.
Eén van de verschillen tussen de verlopende en vaste repeterende taken is de wijze van inrichting in AFAS. De verlopende repeterende taken worden vastgelegd in Profit. Je kunt dan instellen dat je een signaal ontvangt zodra er een actie moet plaatsvinden. De vaste repeterende taken staan niet vast in Profit maar kennen wel een vaste frequentie waarop ze af moeten gaan. De inrichting vindt plaats door middel van een zogenaamd vrij bestand. De taken worden per afdeling ingericht, bij voorkeur in afdelings-workflows die worden afgetrapt op het moment dat de taak actueel wordt.
Hoe werkt het dan in de praktijk? Recent hebben we een aansprekend theater in Nederland ondersteund bij het automatiseren van de onderhoudstaken van de technische dienst. Het resultaat? Dag Excel, Welkom AFAS werklijst! Onze consultants zijn voorafgaand aan de inrichting gestart met het in kaart brengen van de repeterende taken. Voorheen werkte de technische dienst met een Excel lijst dus we hadden een mooie basis om mee aan de slag te gaan. De in kaart gebrachte repeterende taken zijn vastgelegd in een vrij bestand met de gewenste frequentie (dag, week, maand etc) én de afdelings-workflow is ingericht.
Het complete klussenboek van de technische dienst heeft met deze inrichting een plek gekregen in AFAS.
De technische dienstmedewerkers zien bij het inloggen op InSite meteen een takenoverzicht voor hun afdeling. Denk hierbij aan het inspecteren van de theaterlampen of het controleren van de liften. Zodra een taak is afgerond kan deze afgemeld worden. Op deze manier houd je goed bij welke taak is afgerond en door welke collega. Je hebt bij het oppakken van de taak tevens de mogelijkheid om een notitie of bijlage toe te voegen; zo zorg je voor volledige borging in AFAS!
Hoe fijn is het om als afdeling over één centraal takenoverzicht te beschikken waarin alle repeterende taken voor een bepaalde periode opgenomen zijn? Zo houd je als afdeling grip en overzicht en ontvang je tijdig een signaal op het moment dat een taak actueel wordt.
Bovenstaand voorbeeld is toegespitst op de technische dienst afdeling maar de vaste repeterende taken zijn natuurlijk voor elke afdeling in te richten. Denk hierbij aan:
Een mooie veelzijdige en breed inzetbare oplossing. Met vaste repeterende taken ingericht in AFAS is elke afdeling in control
Binnen het team van DIFFERIT zit veel expertise en waardevolle kennis als het gaat om de AFAS software en Power BI. Ik houd je dan ook graag op de hoogte met actuele onderwerpen en (nieuwe) toepassingen. Heb jij een onderwerp waar je meer informatie over wilt? Laat gerust een verzoek achter via het contactformulier.
Contact opnemen