Wat is Code 95 en waarom is het zo’n uitdaging?
Code 95 is een vermelding op het rijbewijs die aantoont dat een chauffeur vakbekwaam is. Om deze code geldig te houden, moeten beroepschauffeur in Europa verplicht elke vijf jaar ten minste 35 uur nascholing volgen. Wanneer de code verloopt, mag de chauffeur niet meer beroepsmatig rijden, wat directe gevolgen heeft voor de continuïteit van de bedrijfsvoering.
In de praktijk blijkt het beheer van Code 95 voor veel transportbedrijven complex. Informatie over gevolgde trainingen, behaalde uren en verloopdatums is vaak versnipperd over Excel-sheets, losse velden in het ERP-systeem of zelfs op papier. Soms wordt de volledige administratie ervan uitbesteed aan opleiders, waardoor de werkgever zelf het directe overzicht mist en extra kosten maakt. Hoewel chauffeurs hun eigen status kunnen inzien via het CBR-portaal, is er voor werkgevers geen centrale plek om de voortgang van alle chauffeurs te monitoren.
De oplossing van DIFFERIT: Code 95 integratie in AFAS.
DIFFERIT biedt nu voor de transportbranche een specifieke inrichting voor Code 95 als geïntegreerd onderdeel van de bestaande AFAS HRM-omgeving. Doordat medewerkersgegevens, verlof, verzuim en wellicht competenties vaak al in AFAS zijn vastgelegd, is het integreren van Code 95-beheer een logische volgende stap. De Code 95-inrichting door DIFFERIT is gebaseerd op de bestaande Cursusmanagement module van AFAS.
Wat kun je met de Code 95-inrichting?
De standaardoplossing van DIFFERIT biedt alle functionaliteiten om de processen rondom Code 95 te automatiseren en transparant te maken:
- Geautomatiseerde cursusadministratie: Alle Code 95 gerelateerde trainingen, nascholing of cursussen worden centraal vastgelegd in AFAS. Chauffeurs kunnen zich via InSite zelf inschrijven of dit laten doen door hun leidinggevenden/HR. Gevolgde uren worden automatisch bijgehouden en via workflows toegewezen na succesvolle afronding. Zo zijn punten en uren altijd actueel en inzichtelijk.
- Import van CBR-gegevens: Actuele nascholingscursussen van het CBR, inclusief codes en puntenwaarden, worden geïmporteerd. Handmatige invoer is daardoor niet meer nodig.
- Inzicht via AFAS InSite: Chauffeurs, leidinggevenden en HR zien in één overzicht hoeveel nascholingsuren zijn gevolgd, uitgesplitst naar e-learning, praktijk en theorie.
- Upload van het rijbewijs: Chauffeurs kunnen eenvoudig een (nieuw) rijbewijs uploaden via AFAS InSite of de AFAS Pocket App. De begin- en einddatum van diens Code 95 wordt daarbij aangegeven. Deze informatie wordt vervolgens automatisch bijgewerkt op de stamkaart van de medewerker.
- Manager Self Service (MSS): Leidinggevenden en HR zien in één oogopslag welke chauffeurs nog uren moeten behalen en bij wie de geldigheid van Code 95 bijna verloopt.
- Uitgebreide analyses en signaleringen: Met duidelijke analyses wordt direct zichtbaar waar chauffeurs staan ten opzichte van hun wettelijke verplichtingen. Optioneel verstuurt het systeem automatische signalen wanneer een rijbewijs of Code 95 dreigt te verlopen, zodat tijdig actie kan worden ondernomen.
Met de Code 95-inrichting van DIFFERIT verander je een tijdrovend administratief proces in een helder stuurinstrument. Je houdt grip op de inzetbaarheid van je chauffeurs, minimaliseert administratieve lasten en borgt de transportveiligheid.
