Wat is de jaarovergang?
De jaarovergang is de overgang van het ene loonjaar naar het andere. Dit omvat twee belangrijke fases: de jaarafsluiting en het opstarten van het nieuwe jaar. Tijdens deze periode is het essentieel om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt, zodat je organisatie vanaf de eerste salarisronde in het nieuwe jaar zonder problemen kan functioneren.
Fase 1: Jaarafsluiting.
In de eerste fase sluit je het huidige loonjaar af. Dit omvat onder andere:
- Controle urenregistratie: Zorg ervoor dat alles uit het huidige jaar, zoals de geboekte uren en declaraties, ook in dit jaar wordt meegenomen.
- Correctieperiode: Controleer op bijzonderheden in de correctieperiode van het huidige jaar, bepaal wat hier op uit moet worden gedaan en handel er actief naar.
- Werkkostenregeling: Vul het totale bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen correct in, afhankelijk van wanneer je afrekent.
- Jaaropgaven genereren: Dit is essentieel om aan de verplichtingen voor je medewerkers te voldoen.
Fase 2: Jaar opstart.
Na de jaarafsluiting begin je met het opstarten van het nieuwe jaar. Dit houdt in:
- Controle Profit- en cao-versies en eigen looncomponenten: Zorg ervoor dat je goed voorbereid bent op het nieuwe jaar. Als er nieuwe looncomponenten zijn, dan dien je deze te koppelen aan de juiste grootboekrekeningen.
- Toevoegen van salarisverwerkingsplannen: Hanteer de juiste einddata van de urenregistratie en stuur zo actief op de juiste informatie. Dit maakt het proces overzichtelijker en voorkomt dat je elke periode handmatig moet toevoegen.
- Inrichten van verlof voor 2026: Dit bespaart je veel werk gedurende het jaar.
- Controle werkgever: Doorloop alles op werkgever niveau, zoals de WHK beschikking voor de premies van de werkgever.
- Controle werknemers: Doorloop ook alles op werknemer niveau en vergeet daarbij niet de berekening van het jaarloon BT.
- Controle eerste periode nieuwe jaar: Verwerk de eerste periode van het nieuwe jaar om er zeker van te zijn dat alles netjes is verwerkt.
Goed om te weten: Er zijn twee nieuwe rapportages in AFAS Profit 6 beschikbaar: het jaaroverzicht kosten per medewerker en de jaar loonstrook per werkgever. Handig voor je accountantscontrole!
Hoe kan DIFFERIT ondersteunen?
Team DIFFERIT begrijpt dat de jaarovergang een tijd van drukte en uitdagingen kan zijn. Daarom staat ons team van ervaren Payroll experts klaar om je te ondersteunen. DIFFERIT biedt:
- Expertise en advies: Onze Payroll specialisten hebben uitgebreide kennis van AFAS Payroll en de bijbehorende processen. Zo kan DIFFERIT helpen met het controleren van gegevens en het geven van advies op maat.
- Persoonlijke benadering: We werken nauw samen met jou en je team om ervoor te zorgen dat de jaarovergang soepel verloopt. Heb je vragen of zorgen? Wij zijn er om te helpen.
- Proactieve ondersteuning: We anticiperen op mogelijke problemen en bieden oplossingen voordat ze zich voordoen. Dit zorgt ervoor dat je minder stress ervaart tijdens deze drukke periode.
Plan vooruit!
Om ervoor te zorgen dat je op tijd bent met de jaarovergang, is het belangrijk om vroeg in het proces te beginnen. Neem contact met ons op om jouw plannen te bespreken en te kijken hoe wij je het beste kunnen ondersteunen. Vergeet niet dat de agenda’s snel vol lopen, dus wacht niet te lang.
De jaarovergang is een essentiële periode voor elke organisatie. Met de juiste voorbereiding en ondersteuning van team DIFFERIT, kun je deze periode stressvrij doorlopen. DIFFERIT is er om je te helpen bij elke stap, zodat jij je kunt concentreren op wat echt belangrijk is: het succes van jouw organisatie.
