Je staat dagelijks voor de uitdaging je passie tot een succes te maken. Of het nu om een voorstelling, zakelijk evenement, concert of wedstrijd gaat, er zijn altijd mensen en middelen bij betrokken. En dus ook processen, calculatiemodellen en kaartverkoopsystemen.
DIFFERIT kent de branche specifieke processen en –software en weet deze te integreren in je bestaande software. Dat zorgt voor een strakke planning, eenvoudige administratie, meer inzicht en lagere kosten.
Integratie met branche software
Integratie met branche software
Integratie met branche software
DIFFERIT heeft de integratie van diverse kassasystemen met AFAS software succesvol gerealiseerd voor diverse organisaties binnen cultuur, recreatie en sport.
Voor de verkooptransacties in jouw horecagelegenheid heb je de beschikking over een kassasysteem. Deze werkt met diverse betaalwijzen zoals creditcard, pin, op rekening of contant. Die diversiteit moet ook terugkomen in AFAS software, zodat de inkomsten op de juiste wijze te administreren zijn.
Vervolgens kan dit overzichtelijk en tijdig in de financiële administratie worden opgenomen zonder handmatige invoer.
Of je nu kaarten verkoopt aan eventbezoekers of dagjesmensen die jouw (pret)park of sportlocatie bezoeken, er vindt altijd een betaling plaats.
Dit kan op allerlei manieren en met consequenties voor verschillende administratieve mutaties: denk aan de bruto en netto omzet uit kaartverkoop, de administratiekosten of de garderobekosten die onderdeel uitmaken van de bruto omzet. Op die manier krijg je op tijd en zonder handmatige invoer, inzicht én overzicht.
We zijn officieel partner van Ticketmatic, leverancier van softwareoplossingen om al je events op een eenvoudige en efficiënte wijze te organiseren en administreren.
Je bent dagelijks bezig met de kerntaak van jouw organisatie; het creëren en ontwikkelen van een mooi programma of een zakelijk event. Hiervoor heb je eventplanning- en calculatiesoftware nodig.
Wat ons betreft is dit een van de belangrijkste onderdelen van het hele traject. Hier bepalen we met elkaar wat er écht toe doet bij het softwarematig inrichten van de bedrijfsprocessen.
Eerlijk is eerlijk: de uitrol van een nieuw systeem is voor elke organisatie spannend. Met meer dan 18 jaar ervaring in implementatieprojecten, weten wij wat nodig is voor een soepel traject.
Tijdens de implementatie hebben we alle onderdelen uit het plan van aanpak gerealiseerd. Hierna kan er gekeken worden naar optimalisaties die het werken met AFAS nog soepeler maken.
“We merken nu al dat het erg fijn is dat we inzicht hebben. Als iemand iets weten wil, halen we dat zo uit het systeem naar boven.”
Bij het Spoorwegmuseum ligt in eerste instantie de aandacht bij het publiek en de collectie. Niet bij de ondersteunende processen. Dat was heel lang niet zo’n groot probleem, maar met de jaren groeide toch de behoefte aan een strakkere administratie.
Nicole Witjes, hoofd Financiën, PZ & ICT bij het Spoorwegmuseum: “Onze belangrijkste opdracht, naast onze publiekstaak, is het beheer en behoud van de collectie, voor nu én voor later. Met die collectie laten we zien wat de spoorwegen hebben betekend voor Nederland.”
Behoefte aan structuur
“Het Spoorwegmuseum is een geweldig leuke organisatie, maar het is natuurlijk wel een museum. De focus ligt in eerste instantie niet bij de ondersteunende processen.’ Dat was heel lang niet zo’n groot probleem, maar met de jaren groeide toch de behoefte aan een strakkere administratie en duidelijke processen.” De processen konden een stuk strakker. “Managementrapportages? Die maakten we houtje-touwtje in Excel. Bij personeelszaken ging ook alles nog op papier. Daar was het hetzelfde verhaal: er ging te veel fout en er was te vaak iets kwijt. Terwijl we hier allemaal zeer gestructureerd van aard zijn. Dat was dus behoorlijk frustrerend.”
Dicht bij de standaard
“Voor wat betreft de inrichting zijn we zo dicht mogelijk bij de AFAS-standaard gebleven. Het werk zat dan ook vooral in de migratie. Alles moest vanaf papier gedigitaliseerd worden. Wilden we een medewerker aanmaken? Dan was dat een kwestie van overtypen. We hebben veel steun gehad van een meneer die graag bij ons wilde re-integreren, en die meer dan 600 dossieritems voor ons heeft ingescand.”
Op naar strategisch advies
Witjes: “Op de afdeling Financiën hebben we het werk nu zoveel efficiënter georganiseerd, dat we zelf weer de salariëring doen. Dat hadden we jarenlang uitbesteed, maar daar is echt geen reden meer voor. We hebben alles in workflows verwerkt en werken alléén nog digitaal. Daardoor kunnen we ons werk een stuk sneller doen dan voorheen. We houden tijd over om steeds meer analytisch te kijken. Uiteindelijk willen we strategisch adviseren. We hebben nu de juiste middelen en omstandigheden om het dagelijkse proces goed te laten verlopen. Dat is één. Nu kijken we verder. We werken bijvoorbeeld hard aan meerdere dashboards en rapportages voor verschillende delen van de organisatie.”
Over het Spoorwegmuseum
Het leukste station van Nederland staat in Utrecht – en het is het Spoorwegmuseum. Het Spoorwegmuseum is niet bepaald een standaardmuseum, maar een fascinerende plek die laat zien hoe de spoorwegen en de samenleving verbonden zijn, en hoe de trein de wereld heeft veranderd. Hier komen veel bezoekers op af. Deze bezoekers worden opgevangen door de 120 medewerkers en 100 vrijwilligers.
________________________________
De dienstverlening van DIFFERIT
Voor het Spoorwegmuseum hebben we het gehele traject van advisering, inrichting en begeleiding gerealiseerd. De volledige AFAS ERP suite is geïmplementeerd met HRM, payroll, projecten, werving & selectie en InSite.
De bestaande systemen voor verzuim, personeelsplanning, kassa en evenementenbeheer, hebben we gekoppeld aan de AFAS software. Alles op orde :).
Bespaar tijd en geld door integratie van urenregistratie, HRM, facturatie, relatiebeheer en boekhouding in één systeem. Dat werkt prettig, efficiënt en professioneel. AFAS software kan worden gekoppeld aan kassa-, planning-, of ticketingsystemen. Zo kun je alle processen vanuit geïntegreerde systemen volgen en borgen.
Optimale inzet van software vereenvoudigt administratieve processen. Dat levert je niet alleen inzicht en financieel voordeel op, maar ook minder stress.
Door te investeren tijdens de (rustige) coronatijd kunnen ze nu gebruik maken van de ERP-software van AFAS.
Door de coronamaatregelen kon theater de Maaspoort niet doen wat ze het allerliefste doen: bezoekers ontvangen en ze laten genieten van een avondje theater. Ondanks dat hebben ze toch geprobeerd deze periode zo nuttig mogelijk te gebruiken met als resultaat dat ze nu gebruik maken van de ERP-software van AFAS. Wij van DIFFERIT verzorgden de implementatie.
Klaar voor de toekomst
Marjolein van Ophoven, Financieel Business Controller bij Theater de Maaspoort, vertelt: ‘’Wij waren al langere tijd bezig om onszelf te verdiepen in een nieuwe softwareleverancier. Door de coronacrisis en het daarbij verplicht sluiten van ons theater hielden wij tijd over om onze processen goed in kaart te brengen.’’ Van Ophoven vervolgt: ‘’We hebben uiteindelijk voor AFAS gekozen en meteen ook een groot deel van de implementatie uitgevoerd’’. Daniël Pauw, Salesmanager Cultuur bij AFAS, prijst de doortastendheid van theater de Maaspoort. ‘’Natuurlijk hopen wij dat alle organisaties in de cultuurbranche het hoofd boven water houden en hulp aangeboden krijgen, maar het feit dat Theater de Maaspoort juist nu voor AFAS kiest getuigd echt van lef’’.
Nu de implementatie klaar is kan er vooruit worden gekeken. Theater de Maaspoort kijkt uit naar de afname in handmatige handelingen, meer koppelingen en synergie tussen verschillende systemen. Waardoor uiteindelijk meer inzicht ontstaat in bedrijfsonderdelen en verschillende projecten. Alles komt samen in een centrale portal, denk hierbij aan het goedkeuren van facturen en het indienen van declaraties. Maar ook de interne communicatie is hier terug te vinden
“DIFFERIT is voor Chassé Theater de luchtverkeersleider van datastomen in en om AFAS. Tarik en collega’s begeleiden de inrichting van informatiestromen tussen AFAS (het vliegveld) en de aanpalende systemen (de vliegtuigen). Altijd zoekende naar de best passende voor onze omgeving."
