In gesprek met Dennis Kauw.
“We hebben 7 systemen vergeleken op onderdelen die essentieel zijn voor onze onderneming. Conclusie: elk systeem heeft zijn voor en nadelen. De uiteindelijke doorslag voor ons om voor AFAS te kiezen was implementatiepartner DIFFERIT. In mijn tijd als interim implementatiemanager bij FC Twente heb ik samengewerkt met DIFFERIT en dit is van beide kanten goed bevallen.”
Bij de intake gaf DIFFERIT aan dat AFAS vaak gefaseerd wordt geïmplementeerd. Eerst wordt de basis, zoals de Profit omgeving, ingericht om daar constructief op voort te bouwen. Hierdoor kan er gewerkt worden met workflows. De medewerkers worden aangemaakt in het systeem en de basisadministratie voor financieel wordt ingericht. De volgende fase bestaat uit een stukje maatwerk, zodat het systeem echt voor de organisatie gaat werken. Denk hierbij aan het inrichten van ordermanagement en de dataset aan artikelen. In de laatste fase komt de finetuning, doorontwikkeling en training van de eindgebruikers aan de orde. Zo leer je als organisatie omgaan met de zojuist geïmplementeerde of geoptimaliseerde onderdelen.
Geen standaard Implementatie.
Wij wilden bij FD Ricambi deze fases in één keer. Om dit te realiseren hebben wij voor aanvang van de implementatie alle processen in detail uitgewerkt. Op deze manier konden we snel schakelen met de consultant en zeer efficiënt met de tijd van de consultant omgaan.
Tevens hebben we er voor gekozen om tijdens de implementatie veel uitleg te krijgen van de consultant, waardoor repeterende implementatiewerkzaamheden door onszelf kon worden gedaan. Zo hebben wij zelf de extra velden aangemaakt, weergaves aangepast en nieuwe aangemaakt en uitgebreide workflows gemaakt. Daarnaast hebben wij gelijk zelf handleidingen opgesteld zodat we onze medewerkers intern konden trainen vlak voor live-gang.
Bij de implementatie zijn we wel tegen de nodige uitdagingen aangelopen en hebben we de grenzen van AFAS opgezocht. Standaard is AFAS geen PIM-systeem. Echter door de mogelijkheid om onbeperkt vrije velden toe te voegen is het ons gelukt om alle gegevens van een onderdeel vast te kunnen leggen. Hiermee hebben we de gewenste centrale vastlegging gerealiseerd. Een andere uitdaging is de buitenlandse BTW. Standaard is AFAS gericht op de Nederlandse markt. Er is dan ook geen standaard mogelijkheid om de BTW inzake Afstandsverkopen (verkoop aan particulieren binnen Europa) in te regelen. Met een omweg hebben we dit samen met de DIFFERIT consultant toch voor elkaar gekregen.
Werken met één centrale vastlegging en workflows is een verademing!
Systeem koppeling Kardex.
FD Ricambi beschikt over een drietal pasternosterkasten. Elke kast is 3 meter breed 8 meter hoog en 3 meter diep en bevat 30 laden. Door een koppeling met AFAS worden de kasten aangestuurd en komt de juiste la met onderdelen naar buiten bij het orderpicken.
Met DIFFERIT hebben we met behulp van een U-turn koppeling de kasten aan de AFAS Software gekoppeld. Op het moment dat we een pakbon genereren wordt er automatisch een csv bestand aangemaakt dat wordt doorgezet naar de kasten.
De meerwaarde van de samenwerking.
“De samenwerking met DIFFERIT verliep prima. De consultant die wij voor dit traject hadden snapte onze denkwijze en was net zo enthousiast als ons om gelijk 3 fases te implementeren.
Met een dergelijke implementatie is het gevaar dat je het overzicht verliest. Er moet veel gebeuren in korte tijd. Aan het begin was het even zoeken op welke manier de uit te voeren werkzaamheden en de daaruit voortkomende openstaande punten te registreren en te monitoren. Wij zijn blij dat DIFFERIT gedurende de implementatie hiervoor het programma Trello heeft geïntroduceerd.”
Klaar voor de toekomst.
We zijn nu live met alle ingerichte onderdelen. Wellicht gaan we als volgend onderdeel met Power BI aan de slag. Hiervoor gaan we eerst het een en ander uittekenen om onze wensen helder voor ogen te hebben. Mogelijk kunnen we ook hierin mooie stappen maken.
Dennis Kauw
Chief Financial Officer | FD Ricambi
In AFAS kan je weergaves eenvoudig aanpassen, gegevens uploaden en alles centraal opslaan. Wij kunnen dit allemaal zelf. Hierdoor benutten we veel van de mogelijkheden van AFA
De voordelen van DIFFERIT.
- Uitstekend advies omtrent processen waar de organisatie zelf geen zicht op had.
- Flexibele consultants met veel AFAS-kennis die goed kunnen luisteren.
- Optimale benutting van de beschikbare uren.
