Over het GLK.
Inzicht in je financiën.
Power BI als tool voor je financiële inzichten.
Theo Meeuwissen, Hoofd Landschap en Kastelen en Adjunct-Directeur bij Geldersch Landschap & Kasteelen, vertelt waar de wens voor een Power BI-dashboard vandaan kwam. “Je wilt zicht hebben op je inkomsten en uitgaven. Zeker als we het hebben over zeven kastelen die publiekelijk toegankelijk zijn. Alle zeven kastelen samen kunnen dan wel een heel positief resultaat behalen, toch is het waardevol om ook inzicht te krijgen in de resultaten van elk kasteel apart.” Voor de financiële administratie en projectenadministratie gebruikt het GLK AFAS als ERP-systeem. Helaas is in AFAS het gewenste dashboard niet goed realiseerbaar, zonder veel aanvullende dingen te moeten regelen. Daarom is er gekeken naar de opties die Power BI biedt, samen met Rick als Power BI-expert, bij DIFFERIT in functie als Financieel Directeur.
Waarom Power BI?
“Ik had al van de mogelijkheden gehoord van Power BI. Ik wilde dit verder verkennen en heb dit proces met Rick mogen oppakken. Rick begreep de opdracht en maakte het mogelijk om een intuïtief werkend dashboard neer te zetten, dat niet alleen door mij als leidinggevende, maar ook kasteelmanagers en hun medewerkers van de diverse kastelen kunnen gebruiken.” Door een Power BI-dashboard zo intuïtief mogelijk in te richten, kun je de mate van gebruikersvriendelijkheid van zo’n tool enorm verhogen. “Deze kasteelmanagers moeten ook dit Power BI-dashboard kunnen gebruiken voor de gesprekken met hun medewerkers.”
Een fijnere werkwijze.
Door te gaan werken met Power BI op het gebied van je exploitatie, moet je een omschakeling in je werkwijze verwachten. Dit geldt ook voor het GLK. Waar ieder kasteel in de beginfase soms nog een eigen schaduwadministratie hanteerde in Excel of andere schaduwlijsten, is het nu veel gemakkelijker om te werken op dezelfde manier. Dit betekent: geen eigen interpretaties meer van cijfers en ontwikkelingen binnen verschillende kastelen, maar duidelijke inzichten.
“Met ons Financiële Power BI-dashboard kunnen we data uit verschillende jaren vergelijken met elkaar. Eigenlijk bestaat onze Power BI-inrichting uit twee dashboards; een voor de data van alle zeven kastelen en één voor de kastelen individueel. Gezien we vanaf 2018 met AFAS begonnen zijn, hebben we zo’n vijf jaar vergelijkingsmateriaal. Zo krijgen we steeds beter zicht op de ontwikkelingen van en tussen onze kastelen. We kunnen niet alleen filteren op data over verschillende jaren, maar ook specifieke tijdvakken, zoals die binnen en buiten het vakantieseizoen. We hebben ook beter inzicht in de producten en diensten, zoals musea, winkels, horeca, reguliere bezoeken, evenementen, zakelijke evenementen zoals trouwerijen, informatie over vrijwilligers, enzovoort. Hiermee bevorderen we ook het gesprek onderling om van elkaar te leren en kunnen we keuzes maken en waar nodig bijsturen.”
Gave mogelijkheden van de tool.
“Rick heeft de mogelijkheid gevonden om de data van de urenadministratie uit AFAS Projecten in Power BI inzichtelijk te maken en te combineren met AFAS Financieel, waardoor we niet alleen inzicht hebben in de inkomsten als de baten minus de lasten, maar ook de loonkosten van het personeel hiervan af kunnen halen. Het werkelijke nettoresultaat is nu dus ook inzichtelijk door deze slimme oplossing. En we hebben ook de mogelijkheid om binnen het dashboard te onderzoeken door te klikken op onze inkooporders met behulp van een koppeling die is gelegd binnen het dashboard naar AFAS. Hierdoor kunnen we kijken naar in- en verkoopdata achter de visualisaties in Power BI. Denk aan het inzicht krijgen in wat de opbrengsten zijn tot op nota-niveau. Zo ontdekken we ook verkeerde boekingen in het systeem sneller, bijvoorbeeld wanneer er iets is genoteerd op de verkeerde productgroep. Managers kunnen zelf doorklikken op deze koppelingen en eventuele fouten doorgeven. Zo krijgt onze Controller het ook een stukje minder druk, maar ook meer mensen die over de schouder met hem meekijken.”
Van idee naar tool.
De Power BI-inrichting heeft het GLK veel gebracht. Theo geeft aan: “In het begin was het even zoeken hoe we een fijne Power BI-inrichting konden neerzetten. Ik denk dat je ook moet uitzoeken wie de juiste persoon is voor een specifieke opdracht. Dat zal per organisatie en vraag ook wel verschillen. Wat ons betreft bleek Rick hiervoor de juiste persoon. Hij begrijpt met een half woord al wat er nodig is, die match klopte gewoon. Ook wanneer er aanvullende verzoeken zijn of er dingen aangepast moeten worden, dan pakt hij dit snel op. Vaak worden mijn verzoeken op de dag of binnen een paar dagen opgepakt. Dat komt het draagvlak voor het gebruik ten goede.”
“Ik ben buitengewoon tevreden met de tool die we nu hebben liggen. De dashboards zijn goed gelukt en verleiden medewerkers om de tool ook daadwerkelijk te gebruiken. Medewerkers kunnen tegelijk in hetzelfde dashboard realtime data bekijken en constateren: ‘Hé, dit zijn de cijfers van ons kasteel, maar dit de cijfers van een ander kasteel.’ Op die manier raken collega’s met elkaar in gesprek over waar de verschillen vandaan komen en leren van elkaar. Ik merk ook dat mensen vragen stellen over aanvullende mogelijkheden binnen de tool, wat al aangeeft dat ze echt met de tool werken.”
Wat brengt Power BI het GLK?
“Ik voer regelmatig planning- en controlegesprekken of kwartaalgesprekken, waarvoor ik nu gewoon vanuit één systeem alle data erbij kan pakken die ik nodig hebben. Ik zet het Power BI-dashboard op een groot scherm, verder heb ik niks nodig voor belangrijke gesprekken. Zo spreken we allemaal dezelfde taal en hebben we dezelfde data paraat. Ik vind het fijn dat ik voor financiële inzichten niet alleen meer afhankelijk ben van de planning van onze afdeling Finance & Control. Ik zet gewoon mijn computer aan en heb alle data op beeld. En het scheelt natuurlijk veel tijd, omdat we geen Excelletjes en schaduwlijsten meer nodig hebben om financiële data voor de exploitatie inzichtelijk te maken. Overigens werkt dit ook veel foutgevoeliger. Power BI biedt de fijnproevers zelfs de mogelijkheid om data te exporteren, om zo onze financiële situatie nog verder uit te pluizen.”
Blik op de toekomst.
“Zelfs als goed doel moeten we zakelijk kunnen denken en goed zicht hebben op inkomsten en uitgaven. Zeker ook omdat mensen donaties doen en we subsidie krijgen. We moeten als stichting altijd transparant zijn en kunnen uitleggen waar het geld heen gaat. Daarom willen we ook voor al het beheer van onze terreinen (bos- en natuurbeheer) in de nabije toekomst een vergelijkbaar dashboard neerzetten zoals het dashboard dat nu staat. De inzichten die dit gaat opleveren zijn interessant voor alle lagen van het GLK. In de toekomst hopen we onder andere een koppeling te leggen met bezoekersaantallen, om ook dit inzichtelijk te maken. En het belangrijkste van dit nieuwe dashboard blijft ook: het moet intuïtief ingericht zijn. Iemand die het dashboard voor het eerst ziet moet dit binnen een half uur onder de knie kunnen hebben. Zo weet je dat het een gebruiksvriendelijke tool is voor iedereen die hiermee moet werken.”
