Behoefte aan structuur.
“Het Spoorwegmuseum is een geweldig leuke organisatie, maar het is natuurlijk wel een museum. De focus ligt in eerste instantie niet bij de ondersteunende processen.” Dat was heel lang niet zo’n groot probleem, maar met de jaren groeide toch de behoefte aan een strakkere administratie en duidelijke processen.” De processen konden een stuk strakker. “Managementrapportages? Die maakten we houtje-touwtje in Excel. Bij personeelszaken ging ook alles nog op papier. Daar was het hetzelfde verhaal: er ging te veel fout en er was te vaak iets kwijt. Terwijl we hier allemaal zeer gestructureerd van aard zijn. Dat was dus behoorlijk frustrerend.”
Dicht bij de standaard.
“Voor wat betreft de inrichting zijn we zo dicht mogelijk bij de AFAS-standaard gebleven. Het werk zat dan ook vooral in de migratie. Alles moest vanaf papier gedigitaliseerd worden. Wilden we een medewerker aanmaken? Dan was dat een kwestie van overtypen. We hebben veel steun gehad van een meneer die graag bij ons wilde re-integreren. Hij heeft meer dan zeshonderd dossieritems voor ons ingescand.”
Op naar strategisch advies.
Witjes: “Op de afdeling Financiën hebben we het werk nu zoveel efficiënter georganiseerd, dat we zelf weer de salariëring doen. Dat hadden we jarenlang uitbesteed, maar daar is echt geen reden meer voor. We hebben alles in workflows verwerkt en werken alléén nog digitaal. Daardoor kunnen we ons werk een stuk sneller doen dan voorheen. We houden tijd over om steeds meer analytisch te kijken. Uiteindelijk willen we strategisch adviseren. We hebben nu de juiste middelen en omstandigheden om het dagelijkse proces goed te laten verlopen. Dat is één. Nu kijken we verder. We werken bijvoorbeeld hard aan meerdere dashboards en rapportages voor verschillende delen van de organisatie.”
