De stap naar een eigen AFAS-omgeving.
Hoewel Odin eerder al werkte met AFAS via het SSC, is gekozen voor een volledig nieuwe inrichting, afgestemd op de eigen processen en structuur. De inrichting en migratie van data werd begeleid door DIFFERIT. “De implementatie van een eigen AFAS-omgeving is voor Odin een strategische stap om meer controle, flexibiliteit en inzicht in de financiële administratie te krijgen. Dit is in lijn met de groei en de wens naar meer zelfstandigheid van de organisatie”, aldus Joeri Galas.
Het project begon met een intensieve voorbereidingsfase. Een intern kernteam van drie medewerkers werkte aan een nieuwe blauwdruk van de administratie. “We hebben ongeveer een maand besteed aan het maken van de bouwtekeningen”, legt Joeri Galas uit. “Daarbij hebben we bewust gekeken naar wat er beter kon ten opzichte van de oude situatie. Die ervaring was veel waard.”
Slimme inrichting, duidelijke voordelen.
De migratie naar een eigen AFAS-omgeving betekende voor Odin veel meer dan alleen het verplaatsen van data. Het was een kans om de financiële administratie volledig opnieuw vorm te geven en dat pakten ze met beide handen aan.
“Wat Odin nodig had, was een inrichting die echt past bij hun manier van werken”, vertelt Amal Azzouzi, consultant bij DIFFERIT. “Dus zijn we vanaf nul gestart met de implementatie van de modules CRM, Financieel en Projecten. We hebben een grootboekschema gemaakt dat volledig aansluit bij hun business en eigen kostenplaatsen om beter te kunnen sturen op resultaten.”
Ook het importeren van bestaande data was een belangrijk onderdeel van het project. “Denk aan crediteurenlijsten, openstaande posten – alles moest over, maar wel zo dat het meteen goed stond in de nieuwe structuur”, legt Amal Azzouzi uit. “Het was een enorm fijne samenwerking, omdat het verantwoordelijke team bij Odin heel betrokken was en ze super goed voorbereid waren. Het kon daardoor eigenlijk niet misgaan.”
“De begeleiding van DIFFERIT was vanaf dag één zeer goed. Wat daarbij echt hielp, was het wekelijkse overleg met DIFFERIT waarin de mijlpalen werden besproken”, volgens Joeri Galas. “Zij bouwden de inrichting, wij leverden data aan en testten mee. Het tempo lag hoog, maar de planning werd goed gehaald.” Het resultaat: binnen enkele maanden na de start, ging de nieuwe AFAS-omgeving live – exact volgens planning en binnen budget.
Wat nog komt.
Hoewel AFAS inmiddels live is, zijn er nog enkele punten die verder uitgewerkt worden. Zo wordt gewerkt aan de koppeling met Softpak en ook de automatische factuurverwerking via Scansys wordt de komende periode geactiveerd, zodra de softwareleverancier beschikbaar is.
De volgende stap is het opzetten van de gewenste rapportages in AFAS. Deze rapportages moeten inzicht geven in bijvoorbeeld resultaat per business unit (inbound, loodsverhuur en transport), liquiditeit, debiteuren en crediteuren. “Het doel is om veel meer grip te krijgen op de cijfers en per onderdeel kunnen sturen.” Bij het opzetten van die rapportages wordt in eerste instantie opnieuw samengewerkt met DIFFERIT, maar het doel is helder:
“We willen uiteindelijk volledig zelf in control zijn,” aldus Joeri Galas. “Een eigen finance team met directe kennis van de administratie én de tools om zelf rapportages te bouwen. Vervolgens gaan we kijken wat er nog meer mogelijk is met onze eigen AFAS-omgeving.”
Voordelen van de nieuwe AFAS-omgeving.
- Meer zelfstandigheid en flexibiliteit in de administratieve processen;
- Hogere snelheid in de afhandeling van logistieke processen;
- Een eigen grootboekstructuur, afgestemd op de business.
