Aanpak.
Bij Pultrum en Westdijk werden op ERP-gebied veel verschillende applicaties gebruikt. Dit betekent dat eigenlijk alles los van elkaar werkte. Pultrum heeft in 2021 krachten gebundeld met Westdijk, een bedrijf dat tot op dat moment gebruikmaakte van andere software en een eigen werkwijze had. Hoewel beide bedrijven onder eigen naam actief zijn, was het belangrijk om interne zaken op elkaar aan te sluiten voor een efficiëntere en overzichtelijkere werkwijze. Waar ze bij Pultrum al werkten met de HRM-module van AFAS, was dit nieuw voor Westdijk. In oktober 2023 constateerde Pultrum dat het tijd was om gebruik te gaan maken van AFAS Financieel.
Nadèshe Reef, Quality Assurance & ICT Manager, vertelt: “We werken aan een overkoepeling tussen Westdijk en Pultrum. We willen dezelfde systemen gaan gebruiken, omdat dit veel praktischer is. Denk bijvoorbeeld aan het aanmaken van relaties, zo wordt afstemmen veel makkelijker. Pultrum is bekend met AFAS en werkt bijvoorbeeld al sinds 2021 met de HRM-module van AFAS. Westdijk is hier vorig jaar mee gaan werken. Deze HRM-module werd voor beide locaties geoptimaliseerd. Nu was de wens om ook te werken met de AFAS-module Financieel.”
Het koppelingsplan.
Op basis van alle vastgestelde wensen volgde een plan: in AFAS Financieel alle financiële zaken regelen en andere applicaties die Pultrum en Westdijk gebruiken hieraan koppelen. Met AFAS als het bronbestand, waarin je als bedrijf al je relaties en rekeningnummers aanmaakt. Onze consultants regelden dat de andere applicaties met AFAS kunnen ‘communiceren’. Zo breng je al je processen onder in één systeem.
Jorn Kooijmans, ERP-consultant, vertelt over het koppelingsproces: “Dat is best wel een opgave, want de applicaties waarmee Westdijk werkte hebben zogezegd nooit echt met AFAS ‘gecommuniceerd’. Het leggen van deze koppelingen is belangrijk, want zo realiseer je een efficiëntere werkwijze.”
Koppelingen leggen is dus een gaaf, maar ook intensief proces. Zo raakten sommige koppelingen die gelegd moesten worden ook een bepaalde inrichting van AFAS Financieel. Dit betekende: goed afstemmen wanneer welke koppeling het beste gelegd kon worden. In overleg is besloten om eerst de financiële inrichting klaar te zetten, waarna de koppeling gelegd kon worden. Zo voorkom je dubbel en foutgevoelig werken. Het focuswoord tijdens dit proces was dus zeker plannen.
Module Financieel.
Amal Azzouzi ging, samen met haar collega Kay, aan de slag met de inrichting van de financiële module. “We begonnen met de vertaalslag maken van de wensen van Pultrum en Westdijk naar hoe dit er in AFAS uitziet. Pultrum en Westdijk hadden zelf al een lijst in Excel gemaakt met al hun wensen. Deze wensen kon ik dan weer in de AFAS-module onderbrengen.” De bedrijven gingen goed voorbereid het project in en wisten precies wat de wensen waren. “Dat vind ik kenmerkend voor de bedrijven. Ze doen hun voorwerk en weten welke richting ze op willen. Ik hoefde hen alleen maar mee te nemen in wat er allemaal in AFAS mogelijk is. Diezelfde maand begonnen we nog met de inrichting van de module Financieel.”
Nadèshe heeft de aftrap van het proces van voorbereiding in goede banen geleid. “Ik probeerde mensen met een wensenlijst te triggeren om na te gaan denken over hun wensen binnen de te realiseren AFAS-inrichting. Ik houd ervan om goed voorbereid te zijn op een project, zo verloopt het proces vaak soepeler.”
Samenwerking.
Amal vertelt over het verloop van het proces: “Omdat alles goed voorbereid was, konden we prettig aan de slag met de inrichting van de module. Wanneer we toch nog aanvullende informatie nodig hadden om onderdelen naar wens in te richten, zoals lay-outs van facturen of autorisatievoorkeuren, dan werd dit snel opgepakt. Nadèshe was als projectleider overal van op de hoogte, ook echt inhoudelijk. Ik vond het schakelen met haar fijn.”
Nadèshe Reef laat weten: “Ik ben blij met de communicatie tijdens het proces. Pultrum en Westdijk zijn organisaties die ad hoc werken, terwijl DIFFERIT een projectgestuurde organisatie is. Hierin hebben we een middenweg kunnen vinden. DIFFERIT is goed meegegaan in die flexibiliteit, waardoor ik het schakelen met hen ook fijn vond.”
Passende training.
Om een overkoepelende module voor Pultrum in Rijssen en Westdijk in Alphen aan den Rijn neer te zetten, was het belangrijk dat beide locaties wisten hoe AFAS werkt. Daarom hielp Amal hen ook door passende training te bieden. “Bij livegang bood ik medewerkers op beide locaties begeleiding. Ik gaf hun handvatten om fijn door AFAS te navigeren, door gewoon naast hen te gaan zitten. Zo liet ik zien hoe het systeem werkte en dit pakten zij daarna zelf op. Handig bleek ook, dat wanneer je samen ergens naar kijkt, je altijd nog nét dat ene verbeterpuntje kunt detecteren en aanpassen.”
Koppelingen.
Terwijl collega-consultants bezig waren met het inrichten van de module Financieel, richtte Jorn zich op het leggen van de juiste koppelingen. Jorn heeft een training gevolgd voor U-turn en vertelt enthousiast over het project wat hij mocht uitvoeren. “Ik ging aan de slag met het bouwen van een U-turn. Dit was nodig, omdat het TMS-systeem waar Westdijk mee werkt geen mogelijkheid had om crediteuren op te halen vanuit AFAS. Hiervoor was een andere manier nodig. Normaal gesproken werkt een koppeling als volgt: je stuurt een token in en verbindt deze met AFAS. Maar de data die je dan inschiet moet je wel kunnen verwerken in je eigen systeem (het systeem waarmee Westdijk werkt). In deze situatie was deze simpele koppeling niet mogelijk. Daarom maakte ik gebruik van U-turn. Door U-turn kun je een soort omweg maken om toch een koppeling te leggen. De koppeling werd dus gelegd met U-turn, in plaats van direct met AFAS. Hierin werd de data opgehaald en werd deze omgezet als een XML-bestand op een SFTP-server. Deze informatie kan dan weer opgehaald worden door het TMS-systeem van Westdijk.”
Communicatie.
We zijn ervan overtuigd dat prettige communicatie begint bij een goede basis. Werkdagen beginnen daarom altijd met een dagstart en eindigen met een dagafsluiting. Tijdens de dagstart wordt afgestemd wat de focus en werkzaamheden worden die dag. Dit betreft de werkzaamheden van consultants, maar ook die van het bedrijf en derde partijen. Aan het einde van de dag wordt besproken wat er precies is uitgevoerd qua werkzaamheden en worden er weer nieuwe afspraken gemaakt.
Dit zeggen onze consultants.
Jorn is tevreden over de communicatie gedurende het proces: “Er werden duidelijke afspraken gemaakt en genoeg contactmomenten gepland. Hiermee bedoel ik contactmomenten met Pultrum en Westdijk, maar ook met derde partijen waarmee de koppelingen geregeld moesten worden. Nadèshe regelde veel van deze contactmomenten. Ze hield hierbij goed rekening met alle agenda’s. Zelf had ik ook regelmatig telefonisch contact of e-mailde ik rechtstreeks met derde partijen. Zo hebben we alles goed kunnen afstemmen.”
Ook Amal benadrukt de fijne samenwerking: “Pultrum en Westdijk hadden zelf een Financieel projectteam aangewezen, waarmee ik makkelijk kon communiceren en tijdig kon schakelen. Ze leverden informatie aan volgens planning. Ik ben ervan overtuigd dat dit project zo prettig heeft kunnen verlopen door de korte lijntjes tussen dit projectteam, Nadèshe en onze consultants samen.”
Blijven ontwikkelen.
Als organisatie die continu in ontwikkeling is, waarderen we feedback tijdens en na een project. Zo gaf Nadèshe ons ook waardevolle feedback: “Voor het inrichten van AFAS Financieel zijn er diverse consultants aan de slag geweest bij ons. Als ik iets zou kunnen aanraden om het proces nog soepeler te laten verlopen, dan zou ik voorstellen om niet meer dan drie consultants in te plannen per project. Zo kun je makkelijk onderling dingen afstemmen en weet je hoe je verder kunt.” Ook vanuit DIFFERIT merken we dat een compact projectteam goed werkt. Amal vertelt: “Ik merkte dat een consultant even laten invliegen in een project meer tijd kost. Ik ben blij dat we voornamelijk met drie AFAS-consultants aan de slag zijn geweest met dit project. Zo heb je een klein groepje met wie je kennis deelt en je bent op de hoogte van wat er allemaal speelt. Dat scheelt tijd en afstemmen.”
Over de algemene aanpak tijdens het proces is Nadèshe zeer te spreken. Ze geeft aan: “Het schakelen met DIFFERIT over de AFAS-inrichtingen ervaren wij als erg prettig. Vanuit de betrokken consultants werd er een brug gebouwd tussen procesmatig denken en de daadwerkelijke inrichting. Mocht er toch een onverwachte uitdaging ontstaan, dan werd dit snel opgepakt. DIFFERIT probeert met je mee te denken en door flexibel contact kunnen we vaak op korte termijn afspraken maken en dingen afstemmen. Vanuit projectmanagement en de planning wordt dit goed opgepakt.”
