De transportsector staat voor flinke uitdagingen: de recente kilometerheffing, verduurzaming en de kostbare overstap naar elektrisch rijden. Om wendbaar te blijven in deze dynamische markt, is actueel inzicht in de cijfers essentieel.
De noodzaak voor een modern systeem.
Jarenlang werkte Thijs Logistiek met Unit4 Multivers. Maar nadat dit pakket werd overgenomen, bleven updates uit en stopte de ondersteuning.
“Na de overname van Unit4 door Exact gebeurde er vrij weinig qua updates en ondersteuning,” vertelt Roy Smeets, medewerker financiële administratie bij Thijs Logistiek. “Daarnaast groeide binnen onze organisatie de behoefte aan betere rapportages. Bijvoorbeeld het geconsolideerd bekijken van cijfers over onze verschillende BV’s was in het oude systeem bijna onmogelijk.”
Na een zorgvuldige oriëntatie viel de keuze op AFAS Software, vooral vanwege de voorspelbare prijsstelling. “We werken met een andere leverancier voor onze salarisverwerking, maar daar kregen we de afgelopen tijd te maken met flinke prijsstijgingen. AFAS werkt met de consumentenindex, waardoor je precies weet waar je aan toe bent”, aldus Roy. “Qua functionaliteit ontlopen de twee pakketten elkaar niet veel. Daarom viel de keuze uiteindelijk op AFAS.”
Als gespecialiseerd AFAS-partner voor transport begeleidde DIFFERIT Thijs Logistiek tijdens het implementatietraject van AFAS Profit Financieel.
Een spannende maar succesvolle implementatie.
In februari 2025 ging het project van start met een team van drie personen. De doelstelling was ambitieus: livegang op 1 juli. De grootste uitdaging lag in de koppeling met het Transport Management Systeem (TMS), genaamd TAS. Thijs Logistiek was de eerste partij waarbij de specifieke koppeling tussen TAS en AFAS werd gerealiseerd.
Roy legt uit waarom dit zo cruciaal was: ““Wanneer de facturen van het TMS-systeem niet in AFAS komen, kunnen er geen ontvangsten worden geboekt en dus geen overzichten van openstaande posten worden opgemaakt. Het was een enorme opluchting toen de koppeling, inclusief het kunnen bekijken van de PDF-facturen in AFAS, vlekkeloos werkte.”
De samenwerking met DIFFERIT.
DIFFERIT begeleidde Thijs Logistiek tijdens dit intensieve traject. Consultants Jelle en Joran dachten proactief mee over de inrichting. Roy kijkt met een zeer goed gevoel terug op de samenwerking: “Ze weten waar ze over praten en denken echt mee. Jelle komt nu nog ieder kwartaal langs om zaken bij te stellen. Hij ziet ons werken en geeft dan direct tips hoe we processen nog slimmer kunnen inrichten. Dat is heel waardevol, omdat AFAS nog redelijk nieuw voor ons is.”
Directe voordelen en meer efficiëntie.
De overstap naar de nieuwe AFAS voor de financiële administratie heeft direct voor een professionaliseringsslag gezorgd. Waar voorheen veel handmatig werk werd verzet, is nu veel geautomatiseerd:
- Geconsolideerd inzicht: Cijfers van de verschillende BV’s zijn nu in één oogopslag inzichtelijk.
- Geautomatiseerd debiteurenbeheer: In plaats van handmatige Excel-lijsten stuurt AFAS nu automatische herinneringen en meldingen.
- Volledige integratie: Facturen uit het TMS schieten automatisch door naar AFAS, inclusief de bijbehorende PDF.
“Voorheen moesten we steeds tussen verschillende omgevingen switchen. Nu openen we een debiteur en zien we direct alle openstaande posten van alle bedrijfsonderdelen. Dat bespaart ons enorm veel tijd”, zegt Roy.
Kijken naar de toekomst.
Nu de basis staat, kijkt Thijs Logistiek alweer verder. Mogelijk wordt de AFAS-omgeving verder uitgebreid met modules voor CRM en wordt ook de salarisadministratie overgezet. Ook wordt er gekeken naar meer mogelijkheden van Power BI voor nog diepere data-analyses, niet alleen voor financiële rapportages maar ook voor rapportages op basis van data uit het TMS en andere systemen.
Daarnaast trekt Thijs op met partners uit hun netwerk, zoals Tielbeke, die ook de overstap naar AFAS via DIFFERIT maken. “We zijn dezelfde soort organisaties met dezelfde vragen. Door ervaringen te delen, kunnen we samen blijven verbeteren,” besluit Roy.
Voordelen van de nieuwe AFAS-omgeving:
- Tijdsbesparing: Automatisering van de factuurstroom voorkomt handmatig typewerk.
- Grip op cashflow: Nauwkeurige monitoring van facturatie en debiteuren.
- Schaalbaarheid: Een systeem dat meegroeit met de ambities van het familiebedrijf.
