IT-versnippering.
Door de vele overnames ontstond er een wildgroei aan applicaties en werkwijzen. Elk nieuw label bracht eigen systemen en administratieve processen mee, wat resulteerde in een versnipperd IT-landschap. Zonder centrale regie dreigde de organisatie te verworden tot een verzameling losse eilanden.
De noodzaak voor centralisatie was dan ook niet alleen een IT-wens, maar een bittere noodzaak om grip te houden op de organisatie en de administratieve last van de groei beheersbaar te houden.
Shared Service (SSC)-functie.
Verdi zocht naar een manier om nieuwe labels razendsnel te kunnen onboarden zonder de controle te verliezen. De oplossing werd gevonden in een ‘headquarters-functonaliteit’ binnen AFAS. De financieel manager van Verdi Groep legt uit waarom de keuze op AFAS viel: “Als je met meerdere verschillende labels en integraties vanuit één database wilt werken, dan moet je qua ICT een headquarters-functie hebben. Anders blijft het allemaal los werk en verlies je de regie die nodig is voor verdere standaardisatie.”
Binnen AFAS Software verwijst deze headquarters-inrichting naar de mogelijkheid om vanuit één centrale omgeving (de consolidatie) meerdere werkgevers en vestigingen aan te sturen. Data wordt centraal standaard gestructureerd opgeslagen en administratieve processen worden voor de hele groep gestandaardiseerd. Zo ontstaat meer grip op de organisatie en worden gestandaardiseerde overzichten mogelijk.
In deze visie is de taakverdeling strikt: Planningsagenda (daar waar de verrichtingen worden geregistreerd) is het leidende kernsysteem voor de operatie, terwijl AFAS ERP de financiële en administratieve motor is die alles naadloos daarop aan moet sluiten.
Partnerschip als voorwaarde voor succes.
Voor een organisatie die een uitdaging heeft qua integraties, was een standaard implementatiepartner niet voldoende. Het succes van Verdi hing af van een partner die het tempo van de groei kon bijbenen én de durf had om de koers bij te stellen.
De keuze viel op DIFFERIT, niet alleen vanwege hun vakkundigheid, maar vanwege de chemie en hun rol als kritische sparringpartner. “DIFFERIT durfde ook ‘nee’ te zeggen tegen bepaalde ideeën als dat de inrichting ten goede kwam,” vertelt de financieel manager. Juist dit vermogen om een spiegel voor te houden en als verlengstuk van de eigen afdeling te fungeren, bleek de kritische succesfactor in een traject waar de tijdsdruk vaak extreem was.
“Een traject als dit realiseer je niet alleen met technologie, maar ook met de juiste samenwerking. Het team van DIFFERIT speelt daarin een belangrijke rol. Door hun betrokkenheid, flexibiliteit en het feit dat zij onze organisatie en uitdagingen goed begrijpen, konden we samen snel schakelen en deze transformatie stap voor stap realiseren,” besluit de financieel manager van Verdi Groep.
Het project werd gefaseerd uitgevoerd om directe business-impact te maken:
Fase 1: HRM en Payroll onder tijdsdruk
De eerste stap was de implementatie van de HRM-module van AFAS. Door de gedane overnames, de gewenste inzichten en het moment van beslissen moesten nieuwe groepen medewerkers soms binnen twee maanden volledig operationeel zijn in het systeem. Dankzij door DIFFERIT ontwikkelde sjablonen kan Verdi nu als het ware een ‘kunstje’ herhalen: nieuwe labels worden via een vaste blauwdruk snel en foutloos toegevoegd aan de salarisverwerking.
Fase 2: ERP en de koppeling met Planningsagenda
De focus verschoof daarna naar het elimineren van handmatige handelingen. Waar voorheen data via complexe Excel-dumps werd verwerkt of zelfs handmatig werd opgevoerd, wordt nu toegewerkt naar een volledige integratie tussen de Planningsagenda en de financiële administratie in AFAS.
Blik op de toekomst.
Met de realisatie van dit fundament is Verdi Groep getransformeerd van een versnipperde groep naar een schaalbare organisatie. De resultaten zijn direct merkbaar.
- Maximale schaalbaarheid: Nieuwe acquisities kunnen nu gemakkelijker worden aangesloten op de bestaande blauwdruk.
- Operationele rust: De administratieve last voor de financiële administratie wordt aanzienlijk verminderd door verdere automatisering van de facturatiestromen.
- Gestandaardiseerde stuurinformatie: Er is straks direct overzicht over alle bedrijven en de inzet van honderden medewerkers en zzp’ers met één druk op de knop.
Hoewel er al grote stappen zijn gezet, gaat de ontwikkeling verder. Verdi Groep werkt aan het aansluiten van de laatste labels en onderzoekt daarnaast de verdere inzet van AFAS OutSite voor externe partijen. Het doel is om in het eerste kwartaal van 2027 een volledige blauwdruk live te hebben voor alle bedrijven binnen de groep, zodat Verdi klaar is voor de toekomst.
Voordelen van de nieuwe AFAS-inrichting bij Verdi Groep:
- Maximale schaalbaarheid: Nieuwe acquisities kunnen nu zonder frictie worden aangesloten op de bestaande blauwdruk.
- Operationele rust: De administratieve last voor de bedrijven is aanzienlijk verminderd door automatisering van de facturatiestromen en HR-processen.
- Gestandaardiseerde stuurinformatie: Er is straks direct overzicht over alle 16 labels en een totaaloverzicht van honderden medewerkers en zzp-bedrijfsartsen met één druk op de knop.
