De rol van een functioneel beheerder binnen AFAS

Functioneel beheerder AFAS

De Functioneel Beheerder heeft binnen de software van AFAS een belangrijke positie. Functioneel beheerders zijn verantwoordelijk voor het onderhouden van alle financiële en HR-processen binnen de organisatie en zorgen ervoor dat deze soepel verlopen. Ze zijn de verbinding tussen de applicatie en gebruikers. Na de implementatie van AFAS Profit, bijvoorbeeld door DIFFERIT, zorgt de functioneel beheerder ervoor dat alle processen geautomatiseerd blijven verlopen en dat daar waar nodig veranderingen worden doorgevoerd. De software van AFAS biedt voor ieder bedrijf vele mogelijkheden om aan te sluiten op belangrijke bedrijfsprocessen.

Differit Home
 

AFAS

Functioneel beheerder.

Binnen ieder bedrijf heeft de AFAS functie beheerder een belangrijke rol. Om optimaal gebruik te maken van AFAS, moet de software namelijk succesvol geïmplementeerd worden. Dat betekent dat collega’s zelf in staat moeten zijn om hun administratie bij te houden (bijvoorbeeld via de AFAS Pocket App) en dat alle financiële gegevens centraal en overzichtelijk opgeslagen worden. De functioneel beheerder zorgt ervoor dat alles goed werkt en dat alle modules binnen AFAS Profit naadloos op elkaar aansluiten.

Zo ver mogelijk

Processen automatiseren.

Ons doel is om met de inzet van de AFAS software alle processen zo ver mogelijk te automatiseren. Denk daarbij aan de salarisadministratie, verwerken van vakantiedagen, financiële rapportages etc. Dankzij de mogelijkheden van AFAS kun je een groot aantal terugkerende taken volledig automatiseren en je focussen op het belangrijkste werk. Bovendien is het mogelijk om processen van verschillende afdelingen aan elkaar koppelen, waardoor je sneller verbeterpunten vastlegt en je bedrijf toekomstbestendiger maakt.

Het opzetten van een

Beheerorganisatie.

Het uiteindelijke doel is om met behulp van AFAS Profit een beheerorganisatie op te zetten. Met een beheerorganisatie ben je in staat om processen zo ver mogelijk te automatiseren en administratieve werkzaamheden te verminderen. Het optimaliseren en automatiseren is een continu proces waarbij verschillende afdelingen en personen binnen een bedrijf betrokken worden:

Gebruikers

De gebruikers (vaak medewerkers) gebruiken de AFAS software om bijvoorbeeld hun uren, verlofdagen en vakantie door te geven. Met de software kunnen ze hun loonstroken opvragen of nieuwsberichten binnen de organisatie lezen. Met de AFAS software hebben medewerkers altijd hun persoonlijke administratie en belangrijke bedrijfsinformatie bij de hand. AFAS biedt vooral een meerwaarde door belangrijke HR-taken bij medewerkers zelf te leggen. Denk bijvoorbeeld aan het indienen van een declaratie. Dit voorkomt veel administratieve rompslomp.

Sleutel gebruikers

De sleutelgebruikers zijn meestal de teamleiders of managers binnen een bedrijf. Ook hr-medewerkers of salarisadministrateurs kunnen een sleutelgebruiker zijn. De sleutel gebruikers zijn verantwoordelijk om bijvoorbeeld binnen hun afdeling de urenregistratie of de aanvraag van verlofdagen goed te keuren. Sleutel gebruikers worden meestal aangesteld binnen grotere organisaties.

Functioneel beheerder

De functioneel beheerder is iemand die alle nodige technische kennis van de software in huis heeft. Deze persoon is verantwoordelijk voor de inrichting en implementatie van AFAS Profit. De functioneel beheerder moet goed op de hoogte blijven van alle ontwikkelingen en updates die door AFAS worden doorgevoerd. Ook het implementeren van nieuwe modules, zoals Ordnermanagement, CRM en projecten behoren tot de taken van een functioneel beheerder.

Technisch beheerder

De technisch beheerder is meestal een ICT-medewerker binnen een bedrijf. Deze persoon maakt samen met de functioneel beheerder een plan om AFAS Profit uit te rollen binnen de organisatie en aan te laten sluiten op andere systemen. Denk bijvoorbeeld aan de imports die met behulp van connectoren mogelijk zijn. Een externe AFAS expert kan van toegevoegde waarde zijn om echt het maximale uit de software te halen.

Hoe ga je het

Beheer invullen?.

AFAS is altijd in ontwikkeling en voegt regelmatig nieuwe functionaliteiten toe aan de cloud-software. Goed functioneel beheer is daarom essentieel om niet alleen nu maar ook in de toekomst optimaal gebruik te blijven maken van de software. Dit stelt je als organisatie om continu verbeteringen door te voeren en optimaal gebruik te maken van alle applicaties.

Bepaal hoe je AFAS Profit wil gebruiken

Allereerst is het belangrijk om te bepalen hoe je applicaties van AFAS wilt gebruiken. Wil je bijvoorbeeld Payroll/HRM module gebruiken? Dan is het belangrijk dat je nadenkt wie binnen jouw bedrijf sleutelgebruikers worden. Dit is ook sterk afhankelijk van de grootte van je bedrijf. Wil je meerdere modules gebruiken, zoals financieel en HRM? Dan moet je goed nadenken hoe je software met bestaande systemen koppelt en hoe collega’s gebruik kunnen maken van de applicaties.

Functioneel beheerders betrekken

Belangrijk is dat de functioneel beheerder vanaf het begin wordt meegenomen in de implementatie van AFAS Profit. Bij DIFFERIT zien we er op toe dat het functioneel beheer team goed wordt getraind en dat ze de software zelf kunnen inrichten. Belangrijk is dat de functioneel beheerders over uitstekende communicatieve vaardigheden beschikken, om zo meer draagvlak te krijgen binnen de hele organisatie voor het nieuwe systeem.

Organiseren van het beheer

Zorg ervoor dat medewerkers altijd terecht kunnen met vragen en suggesties. Maak gebruik van een heldere workflow voor het opvangen en opvolgen van alle vragen. Wanneer je als beheerder zelf ergens niet uitkomt, kun je incident melden bij het team van DIFFERIT. Een professional kan je altijd goed en gericht verder helpen.

Opleiding functioneel beheerder AFAS

Bij DIFFERIT bieden we voldoende trainingen aan zowel beheerders als eindgebruikers van de AFAS Software. Een goede beheerder heeft meestal HBO werk- en denkniveau en affiniteit met ICT, automatisering en bedrijfsprocessen.

5 tips afas workflo
 

Eigenschappen van een

Functioneel beheerder.

Naast de implementatie van de software biedt een beheerder verschillende ondersteunende diensten om AFAS Profit goed te laten draaien binnen de organisatie. Om een beter beeld te geven bij de functie, noemen we hieronder een aantal belangrijke taken die een functioneel beheerder doorgaans uitvoert:

  • Analyseren van processen & gebruikers indelen
  • Het doorvoeren van procesverbeteringen
  • Het opstellen van workflows & user-stories
  • Het beheren van het applicatielandschap
  • Het implementeren van nieuwe AFAS functies
  • Goede samenwerking opzetten tussen eindgebruikers en de ICT-afdeling
  • Geven van trainingen: een beheerder ondersteunt de eind-gebruikers
  • Proactief bijsturen en nieuwe functionaliteiten introduceren.
Een externe beheerder nodig?

DIFFERIT helpt je op weg

Goed beheer.

DIFFERIT is een gecertificeerde AFAS partner die veel bedrijven helpt bij de implementatie en het gebruik van de AFAS software. We zorgen ervoor dat alle collega’s betrokken worden bij de implementatie, zodat iedereen in staat is om optimaal gebruik te maken van de functionaliteiten. Benieuwd hoe we jouw bedrijfsprocessen kunnen optimaliseren? Neem vrijblijvend contact met ons op.

Contact opnemen