"Samen maakten we de vertaalslag tussen wens en realisatie."

Het Drentse Landschap

De behoefte
Het Drentse Landschap is sinds enkele jaren bezig met een digitaliseringsslag. Bij het in beeld brengen van de bedrijfsprocessen concludeerde de organisatie dat veel kennis uitsluitend in de hoofden van medewerkers zat. Die expertise wilde zij graag vastleggen. Daarom rolde Het Drentse Landschap een plan uit: het richtte de werkplekken opnieuw in en nam nieuwe hard- en software in gebruik. De cruciale kers op de taart: ERP-systeem AFAS.

De oplossing
Bij de inrichting van AFAS kon Het Drentse Landschap wel wat hulp gebruiken. Tijdens gesprekken met andere landschappen kwam de naam ‘DIFFERIT’ herhaaldelijk op positieve wijze naar voren. Daarom besloot Het Drentse Landschap een kennismakingsgesprek aan te vragen. De organisatie voelde zich hier direct goed bij: DIFFERIT begreep haar wensen én had ruime ervaring opgedaan binnen het vakgebied.

NET ALS HET DRENTSE LANDSCHAP DE OVERSTAP MAKEN NAAR AFAS?

In gesprek met Ellen de Jong

Het Drentse Landschap.

"De consultants van DIFFERIT hebben een enorme bijdrage geleverd aan het bij elkaar brengen van de 'eilandjes' waarop we opereerden," vertelt Ellen de Jong, Product Owner bij Het Drentse Landschap. "Met de AFAS-inrichting zijn de bedrijfsprocessen aangepast. Daardoor zijn we er nu klaar voor om efficiënter te gaan werken. En omdat alles op één plek staat, gaat de foutgevoeligheid omlaag. Wij verwachten dat dit fundament ons heel veel zal opleveren."

DIFFERIT heeft de implementatie onder andere middels SCRUM-trainingen begeleid. Ellen vindt dat de consultants daarbij voor de juiste aanpak hebben gekozen: “DIFFERIT heeft een groot project in brokjes opgebroken. Voor ons was dit wel even wennen, omdat projectmatig werken geen dagelijkse kost is binnen Het Drentse Landschap. Maar het is een goede methodiek en wij zijn blij met de resultaten.”

Advies op

Processen.

Het oorspronkelijke plan was om Payroll in 2022 live te laten gaan via AFAS. Maar het advies van DIFFERIT luidde anders: “DIFFERIT beargumenteerde heel goed waarom wij dit direct zouden moeten oppakken,” vertelt Ellen. “Daardoor konden wij het voorstel heel gemakkelijk voorleggen aan het MT, dat zijn akkoord gaf.” Ellen was erg blij met deze gang van zaken. “Dit is precies wat je wilt van consultants: dat ze je adviseren omtrent processen waar je zelf geen zicht op hebt.”

Een ander onderwerp waarmee DIFFERIT zeer goed heeft geholpen, is de beschermersadministratie. “De financiële afwikkeling daarvan zat in ons oude CRM-systeem. Wij wilden deze vóór 1 januari overhevelen naar onze boekhouding. Dat was belangrijk, want dan versturen we altijd een grote bulk facturen naar onze beschermers. Maar het tijdig overzetten van alle beschermers naar AFAS was een uitdaging, omdat onze oude administratie bepaalde problemen met zich meebracht. In samenwerking met onze DIFFERIT-consultant is dit tóch gelukt. Alle financiële gegevens en afspraken zijn netjes overgezet binnen de gewenste termijn. Daar zijn we heel tevreden over!”

De meerwaarde van

De samenwerking.

De meerwaarde van de samenwerking? Ellen: “DIFFERIT heeft een schat aan AFAS-kennis, luistert goed, stelt zich flexibel op en maakt een inventieve vertaalslag tussen wens en realisatie. Onze processen waren nog niet helemaal uitgekristalliseerd, dus wij hadden aanvankelijk veel vragen. DIFFERIT heeft echt meegedacht en actief voorstellen gedaan omtrent de juiste inrichting. Die interactie is heel belangrijk geweest.”

Ellen heeft het werken met DIFFERIT dan ook als zeer prettig en efficiënt ervaren: “DIFFERIT maakt optimaal gebruik van de beschikbare uren. Ondanks het feit dat veel online verliep vanwege de pandemie, heeft onze consultant heel veel werk verzet. Dat is een compliment waard.”

Een partner

Voor de toekomst.

“Als we op een later punt besluiten om zaken op onze wensenlijst op te pakken — zoals optimalisatie binnen hr en marketing — zou DIFFERIT hierin eventueel ook een rol kunnen spelen. Het is zeker een partner die bij ons in beeld blijft!”

Logo HDL

Ellen de Jong

Product Owner bij Het Drentse Landschap

"DIFFERIT is pragmatisch, gefocust, inventief en enthousiast. De consultants stralen uit dat zij plezier hebben in hun werk. Als klant krijg je dat mee. We wilden er samen echt iets moois van maken!"

Auto HDL
 

Over

Het Drentse Landschap.

Het Drentse Landschap is een van de 12 provinciale landschappen. De organisatie werd opgericht in 1934 en telt inmiddels circa 16.000 beschermers. Zij steunen Het Drentse Landschap middels een jaarlijkse bijdrage. Ongeveer 400 vrijwilligers nemen een diversiteit aan taken op zich — van monitoring tot het geven van rondleidingen. Omdat het gebied uit natuur én rijksmonumenten bestaat, zijn natuur- en gebouwenbeheer twee gelijke onderdelen voor Het Drentse Landschap. Hét motto van de organisatie: ‘Je kan een betere bescherming bieden als je eigenaar bent.’

Website Het Drentse Landschap

De voordelen van DIFFERIT

  • Efficiënte AFAS-inrichting en aanpassing van bedrijfsprocessen.
  • Lagere foutgevoeligheid omdat alles op één plek staat.
  • Uitstekend advies omtrent processen waar de organisatie zelf geen zicht op had.
  • Flexibele consultants met veel AFAS-kennis die goed kunnen luisteren.
  • Optimale benutting van de beschikbare uren.

OOK AAN DE SLAG MET HET ERP-SYSTEEM VAN AFAS?