Blog | Thuiswerk- of reiskostenvergoeding: lijstjes bijhouden of verwerken in AFAS?

1 juni 2021

Thuiswerk- of reiskostenvergoeding, wijzigingen per 1 oktober 2021

Door de coronacrisis zijn steeds meer mensen gaan thuiswerken.
Dit heeft geleid tot een gewijzigde wetgeving.

Bovengenoemde wijziging is verlengd tot 1 oktober 2021. Tot die tijd kunnen werkgevers een onbelaste vergoeding voor vaste reiskosten aan hun werknemers geven (mits voor 13 maart 2020 vastgelegd). Maar daarna mogen medewerkers niet meer onbeperkt vaste reiskostenvergoeding onbelast ontvangen wanneer thuiswerken het uitgangspunt is. Tegelijkertijd kunnen zij op basis van bepaalde criteria nog steeds diverse reisdeclaraties indienen…

Als je sinds jaar en dag de reiskostenvergoeding bijhoudt in de standaardinrichting van AFAS, heeft dit consequenties voor jou. Je moet per geval bepalen of iemand recht heeft op een onbelaste vergoeding. Dit betekent dat je wellicht je registratieproces dient te veranderen.

In hoeverre je dit moet doen, hangt helemaal af van jouw situatie. Maar dát je iets doet, is essentieel. Want op 1 oktober 2021 gaat de nieuwe wet in en dan moet je hier echt klaar voor zijn.

Impact van de nieuwe wet:

breng de scenario's in beeld.

Allereerst is het belangrijk om te bekijken of de nieuwe wetgeving aanleiding geeft tot het wijzigen van je beleid. Als je de huidige regeling binnen AFAS wilt behouden, moet je precies vastleggen hoeveel dagen een medewerker vanuit huis werkt. De registratie mag dan niet aan wijzigingen onderhevig zijn bij het uitbetalen van een vaste vergoeding. En dat kan problemen opleveren. Want naarmate we corona onder controle krijgen, komen er meer vrijheden. De flexibiliteit neemt daarmee toe. Thuiswerken zal afhangen van de voorkeuren van werkgevers en medewerkers. Zaken als vakantie en ziekte spelen wellicht ook een rol. En dan kan het aantal thuiswerkdagen per week verschillen.

Registreren thuiswerken
 

AFAS Pocket app?.

Het is essentieel dat je de scenario’s in beeld brengt, inclusief de bijbehorende oplossingen in AFAS. Je kan bijvoorbeeld de huidige regeling handhaven, maar nacalculatie toevoegen aan het proces. Een andere optie is om medewerkers per dag te laten aangeven hoeveel zij hebben gereisd middels de AFAS Pocket app om ze vervolgens uit te betalen. En dit zijn slechts voorbeelden. Want jouw eigen reglementen zijn natuurlijk ook van belang.

Deze vragen helpen je op weg!.

Je kan ervoor kiezen om declaraties bij te houden in Excel-lijsten. Maar dit zorgt voor veel administratieve rompslomp. Zonde, want het kan veel eenvoudiger. Zelfs als je alles per dag wilt registreren, kan je dit gewoon in AFAS doen. Daarvoor hoef je het proces niet helemaal om te bouwen. Het is alleen nodig om de standaardmogelijkheden in AFAS ‘aan de achterkant’ aan te vullen met jouw voorkeuren.

Voordat je daarmee aan de slag gaat, is het handig om je beleid goed in kaart te brengen.
Denk eens na over de volgende vragen:

  • Heb je in beeld op welke dagen medewerkers thuiswerken en dus niet reizen?
    Weet je al hoe je dit gaat vastleggen?
  • Val je onder het 130-dagen-criterium?
    Zo ja, hoe ga je de relevante data dan uit het systeem halen en registreren?
  • Weet je welke medewerkers niet onder de standaardregeling vallen?
    Hebben zij andere afspraken omtrent vaste vergoedingen?
    Zo ja, hoe ga je dat vastleggen?

 

  • Welke informatie registreer je momenteel in andere pakketten of met externe tools? Hoe kan je deze informatie gebruiken of koppelen, zodat je dubbele registratie en onnodige handelingen vermijdt?
  • Heb je de woon-werkafstand van iedere medewerker (in kilometers) in kaart gebracht, zodat je kan bepalen wat je wel en niet moet belasten?
  • Is er sprake van wisselende werklocaties, waardoor de woon-werkafstand per dag of per week verschilt? Zo ja, weet je al hoe je hier het best mee kan omgaan?

Even sparren?.

Misschien heeft het beantwoorden van de bovenstaande vragen geleid tot nieuwe vragen. Of wellicht wil je eens bespreken hoe je jouw aangepaste beleid op een goede manier in AFAS kan verwerken. Wil je eens een kwartiertje sparren met een in-house-deskundige van DIFFERIT?  Neem gerust contact met onze Evelyn op, om samen door te nemen wat jouw mogelijkheden zijn!

Evelyn Cornelissen
senior consultant
e.cornelissen@differit.nl
T. 0650579987

Auteur

Marco Bosma

Binnen het team van DIFFERIT zit veel expertise en waardevolle kennis als het gaat om de AFAS software en Power BI. Ik houd je dan ook graag op de hoogte met actuele onderwerpen en (nieuwe) toepassingen. Heb jij een onderwerp waar je meer informatie over wil? Laat gerust een verzoek achter via het contactformulier.

Contact opnemen
Meer nieuws