10 manieren waarop je InSite kan inzetten als intranet

Blog: InSite als intranet

Als AFAS-gebruiker zet je InSite voor verschillende doeleinden in. Je beheert er inhoudelijke taken en processen mee, zoals ziekmeldingen en verlofaanvragen.

Maar het intranet van je bedrijf draait buiten AFAS. Dit betekent dat je informatie via meerdere bronnen aanbiedt. De gevolgen: een omslachtige werkwijze en een gebrek aan overzicht.

Het kan een stuk gemakkelijker. Je kan het intranet namelijk gewoon binnen je vertrouwde AFAS-omgeving opzetten. Hoe gaat dat precies in zijn werk? In deze blog bespreken we 10 manieren waarop je InSite kan inzetten als intranet.

1. Nieuws over de organisatie delen.

Op InSite kan je een bepaald systeem instellen voor het delen van nieuws. Medewerkers kunnen een nieuwtje indienen met het verzoek of zij dit zelf mogen aanmaken. Zodra het bewuste artikel af is, kan je dit goedkeuren en publiceren. Zo is iedereen onderdeel van het proces en blijven mensen goed op de hoogte van wat er in de organisatie gebeurt.

2. Met elkaar in verbinding blijven.

Wie is er vandaag jarig? Welk jubileum komt eraan? Op welke evenementen kunnen medewerkers zich voorbereiden? Binnen InSite kan je een handige kalender bijhouden waarop je dit soort zaken aangeeft. Daarnaast biedt het platform de mogelijkheid om een smoelenboek inclusief contactgegevens te creëren, zodat mensen elkaar gemakkelijk kunnen opzoeken.

3. Documenten verzamelen op één centrale plek.

Van een personeelshandboek tot werkinstructies: binnen je bedrijf zijn enorm veel documenten in de omloop die medewerkers op bepaalde momenten moeten of willen inzien. InSite kan dienen als een centrale verzamelplek — een bibliotheek voor ál je documentatie. Nieuwe en bestaande medewerkers kunnen alle relevante documenten hier eenvoudig terugvinden.

4. Interactie bevorderen.

Heeft iemand een nieuwsitem geplaatst of een document gepost? Binnen InSite kan iedereen overal een reactie onder plaatsen. Zo blijven medewerkers gemakkelijk met elkaar in contact, óók wanneer zij niet in dezelfde fysieke ruimte zitten.

5. Alle informatie naslaan op één portaal.

Binnen InSite kan je nieuwsitems, kalenders en documenten publiceren. Maar je kan ook een takenoverzicht creëren. Alle informatie die je nodig hebt om je werk goed te kunnen doen, kan je kwijt op InSite. Het is één portaal dat als startpunt van de organisatie dient.

6. CRM-functionaliteit naslaan.

Wil je snel de gegevens opzoeken van een klant die je moet bellen? Daarvoor hoef je InSite niet te verlaten. Je kan je CRM-functionaliteit vanuit het platform naslaan om alle informatie omtrent relaties in te zien.

7. Rollen en rechten inregelen.

Binnen je organisatie bestaan verschillende rechten en rollen. Niet alle medewerkers mogen bijvoorbeeld gevoelige documenten inzien. Dit soort zaken kan je goed inregelen: binnen InSite is het mogelijk om functionaliteiten per persoon of per functie te autoriseren.

8. Corporate identity uitdragen.

Met het oog op branding wil je dat je corporate identity overal goed naar voren komt. Zo ben je altijd herkenbaar voor medewerkers en creëer je gemakkelijker binding met de organisatie. InSite houdt hier rekening mee: je kan de look en feel van het intranet zelf vormgeven.

9. Altijd en overal informatie inzien.

Mensen werken steeds vaker vanaf verschillende locaties. En de 9-tot-5-mentaliteit neemt af in populariteit. Daarom moeten medewerkers essentiële informatie altijd en overal kunnen inzien. InSite maakt dit mogelijk: je kan op elk gewenst tijdstip inloggen vanaf je pc, laptop, tablet óf telefoon.

10. Efficiënter werken door AFAS-koppeling.

AFAS ligt ten grondslag aan het intranet. Alles wat je op InSite publiceert, wordt ook binnen je ERP-pakket geborgd — en vice versa. Als je bijvoorbeeld bepaalde contactgegevens in AFAS verandert, voert het systeem de wijziging automatisch door binnen InSite. Dit betekent dat je minder vaak dubbele handelingen hoeft te verrichten. Wel zo efficiënt!

Hulp nodig bij de inrichting van jouw InSite?