"Trots op de grote betrokkenheid van alle collega's!"

Meekers Medical

De behoefte

Bij Meekers Medical ontstond in toenemende mate een behoefte om alle bedrijfsprocessen verder te automatiseren en te integreren in één systeem. Daar waar Meekers Medical in het verleden werkte met verschillende softwarepakketten voor onder meer HRM en Financieel, merkte men dat de wens om te gaan werken vanuit één toekomstbestendig systeem onder de medewerkers toenam. Dit vormde in 2021 aanleiding om op software-vlak een verkennende fase te starten!

De oplossing

Via een collega kwam Meekers Medical in contact met AFAS. De gesprekken met AFAS gaven inzicht in de mogelijkheden die het systeem te bieden had en hét voordeel voor Meekers Medical: alle processen konden worden ondergebracht in één pakket inclusief benodigde koppelingen tussen AFAS en specifieke applicaties. Dat was precies waar Meekers Medical op zoek naar was. In oktober 2021 startte Meekers Medical samen met DIFFERIT het implementatietraject. In juni 2022 was het zover: Meekers Medical ging live met AFAS!

In de eerste fase van het traject is gestart met de inrichting van de onderdelen:

  • HRM
  • Financieel
  • Ordermanagement (fase 1)
  • CRM
  • InSite
  • Workflows

 

Begin 2022 heeft Meekers Medical het implementatietraject uitgebreid voor de onderdelen:

  • Ordermanagement (fase 2)
  • Rapportages
  • Bestelportaal

NET ALS MEEKERS MEDICAL AAN DE SLAG MET AFAS?

In gesprek met Mike Meekers

Account Manager & Product Manager.

Als distributeur van chirurgisch instrumentarium, medische hulpmiddelen, medisch schoeisel en medisch meubilair werkt Meekers Medical elke dag hard om haar klanten de best mogelijke service en een eerlijke prijs/prestatieverhouding te bieden. Goed werkende en soepel verlopende bedrijfsprocessen zijn hierbij van cruciaal belang. De inrichting van AFAS heeft het team van Meekers Medical in staat gesteld om al haar bedrijfsprocessen efficiënt en (klant)gericht in te zetten.

Het implementatietraject bij Meekers Medical is gefaseerd aangevlogen waardoor de ruimte ontstond om zaken zorgvuldig op te pakken. Mike: “De consultants van DIFFERIT waren prettig in de omgang , communiceerden goed en boden een goede structuur aan het traject met onder meer de KICK-IT en het gebruik van Trello. Ook hebben ze een extra stap gezet op die momenten dat het nodig was om de voortgang in het traject te houden.” Meekers Medical heeft bewust een lange periode genomen om de inrichting goed door te testen met elkaar. Dit resulteerde erin dat binnen één maand na livegang het systeem al aardig soepel liep.

Een blik op het

implementatietraject.

Het implementatietraject voor Meekers Medical is gestart in oktober 2021. De start van het traject bestond uit de inrichting van het onderdeel Financieel. Voordat na de gezamenlijke workshop feitelijk gestart kon worden met de inrichting waren Mike en zijn collega’s aan zet. “Samen hebben wij de nodige voorbereidingen getroffen in de vorm van het vullen van alle financiële templates.” Deze gezamenlijke inspanning zorgde uiteindelijk wel voor een goed inrichtingsfundament waaraan bewuste afwegingen ten grondslag lagen.

Al tijdens de implementatie startte het stapsgewijs testen van procesonderdelen. Ondanks de lange testperiode aan de kant van Meekers Medical kwamen er na livegang wel een aantal issues – rondom onder meer factureren en journaliseren – naar voren die op voorhand niet voorzien waren. Prettig was dan ook dat na livegang de nodige ondersteuning vanuit DIFFERIT was ingepland, zodat dergelijke issues vlot verholpen konden worden. Dit onderstreepte voor Mike het belang van het goed doortesten van het complete proces en het niet onderschatten van de impact van een traject.

Inmiddels verlopen alle financiële handelingen gestroomlijnd en soepel in AFAS. “Het feit dat de historie op klantniveau eenvoudig terug te zoeken is in AFAS is een groot voordeel”, aldus Mike. Voorheen betekende dit dat handmatig gezocht moest worden in verschillende administraties. Dit is met de komst van AFAS verleden tijd!

Een naadloze samenwerking door

Koppellingen.

In ziekenhuizen en klinieken is het kunnen registreren en traceren van onder meer chirurgische instrumenten van groot belang voor de patiëntveiligheid en efficiënte bedrijfsvoering. Het goed kunnen registreren en traceren van instrumenten en instrumentnetten is dan ook een must voor elk ziekenhuis.

Realisatie van koppelingen

Dit maakte een koppeling tussen de track & trace software van Meekers Medical en AFAS een belangrijk onderdeel van het implementatietraject. Aanvullend bestond ook de wens om de scan en herken software te koppelen aan AFAS om de vrachtbriefverwerking te kunnen digitaliseren. Om deze koppelingen te kunnen realiseren is DIFFERIT samen met Meekers Medical in contact getreden met de softwareleveranciers. Met hen zijn de verschillende opties doorgesproken en is de realisatie tot stand gebracht!

Met de realisatie van deze koppelingen kan nu vanuit één bronsysteem gewerkt worden en is het printen van vrachtbrieven verleden tijd. “Het picken van artikelen voor onze klanten gebeurt nu met een handscanner én op uniek artikelniveau. De picks worden vanaf de handscanner rechtstreeks doorgezet naar een pakbon in AFAS.”

OCI-koppeling

Laatste wens op het gebied van koppelingen waar Meekers Medical momenteel mee bezig is betreft de realisatie van een OCI-koppeling. Een OCI-koppeling maakt het voor de afnemers van Meekers Medical namelijk mogelijk om inkopen direct in de webshop te bestellen. Profit zorgt er vervolgens dan automatisch voor dat deze in de inkoopaanvraag en vervolgens in de inkooporder terechtkomen. Net zo efficiënt!

Grote betrokkenheid en veel draagvlak onder de medewerkers

De inrichting van AFAS ordermanagement en bijbehorende koppelingen vormde de grootste uitdaging. Gezien de impact van dit onderdeel op de organisatie zijn op verschillende momenten medewerkers betrokken gedurende het implementatietraject. Zo zijn diverse sessies georganiseerd waarin vragen van collega’s konden worden beantwoord, is gezamenlijk de inrichting doorgenomen en gevraagd naar feedback van de medewerkers. Ook heeft een selecte groep medewerkers uitvoerig mee getest gedurende de testperiode. Door deze brainstormsessies én het gezamenlijk testen kon iedere medewerker feeling krijgen met het nieuwe systeem. Meekers Medical kreeg dan ook complimenten vanuit het kantoorpersoneel over de wijze van aanpak!

werkruimte Meekers Medical
 

En dan is het tijd voor...

...de AFAS livegang.

Meekers Medical is in juni 2022 live gegaan met alle ingerichte onderdelen in AFAS. Met name in de eerste vier weken na livegang was het veel aftasten en voelde de livegang aan de kant van Meekers Medical soms wat “rommelig” aan. Ondanks enkele hobbels in de eerste weken was het overheersende gevoel al gauw dat er veel mooie stappen zijn gezet met AFAS. Na drie maanden échte finetuning samen met DIFFERIT kon Mike stellen erg tevreden te zijn over de werking van het systeem.

De inzet van

Functioneel Beheer.

Na livegang is gekozen voor structurele inzet van DIFFERIT ten aanzien van het Functioneel Beheer. Tweewekelijks staat er een ondersteuningdag gepland waarop alle openstaande gebruikersvragen – die door Meekers Medical worden verzameld in hun eigen Trello omgeving – worden besproken en opgepakt.

Meekers Medical is enthousiast over deze wijze van werken, ook vanuit kwaliteitsoogpunt (ISO). Mike: “In één oogopslag zijn voorstellen voor verbetering zichtbaar en wordt helder hoe de implementatie en het testen zullen worden opgepakt.”

logo Meekers Medical

Mike Meekers

Account Manager & Product Manager

“Gedurende het implementatietraject was er grote betrokkenheid vanuit alle collega's en veel draagvlak. Ik ben vooral trots op het feit dat iedereen de schouders eronder heeft gezet om het systeem te leren begrijpen."

Belangrijke

Lessons learned.

  • Weet vooraf aan het traject welke processen je wilt automatiseren zodat je de juiste scope aanbrengt en waar nodig externe softwarepartijen betrekt
  • Stel een projectgroep samen vanuit alle geledingen van de organisatie om het draagvlak en de kennis te vergroten
  • Zorg dat je voldoende capaciteit en kennis voor het testen beschikbaar hebt
  • Communiceer tijdens het project naar de interne organisatie over de voortgang zodat iedereen betrokken en op de hoogte is
  • Zorg dat je de livegang viert in je organisatie
  • Zorg dat de eindgebruikers opgeleid zijn (knoppentraining)
  • Zorg voor voldoende ondersteuning tijdens en na live gang (functioneel beheer)

Over

Meekers Medical.

Meekers Medical is een medische groothandel met een groot klantenbestand in zowel binnen- als buitenland. Haar bedrijfsactiviteiten omvatten:

  • de verkoop & distributie van chirurgische instrumenten en aanverwante producten
  • reparatie & onderhoud van chirurgische instrumenten
  • instrumentenfixatie in netten.

Alle activiteiten vinden plaats vanuit de centrale vestiging in Utrecht. Het team bestaat momenteel uit 23 gedreven medewerkers.

Website Meekers Medical
Wand Meekers Medical
 

Wist

je dat....

  • op het kantoor van Meekers Medical een mooie eregalerij gerealiseerd is van de uitvinders van de verschillende instrumenten?
  • Meekers Medical duurzaamheid hoog in het vaandel heeft staan en tevens zorgdraagt voor de recycling van haar producten?
  • Meekers Medical volgens de ISO-13485 voldoet aan de eisen die de Europese verordening Medical Device Regulations aan o.a. fabrikanten en distributeurs van medische hulpmiddelen voor kwaliteitsmanagementsystemen stelt?

OOK AAN DE SLAG MET HET SYSTEEM VAN AFAS?