• AFAS partner
  • Duurzame samenwerking
  • Branchespecifieke kennis
4,6/5 ★★★★★
Succesverhaal • 13 juni 2022

“Dankzij automatisering werken we efficiënter en zijn we af van alle losse lijsten in Excel."

Museum Catharijneconvent is een rijksmuseum voor religieuze kunst in Utrecht, gevestigd in het voormalige klooster het Catharijneconvent.

“In 2019 zochten we een partner die ons kon helpen met het optimaliseren van de software. Sindsdien is DIFFERIT voor ons, mede door de expertise in de cultuursector, een logische keuze.”

Voordat DIFFERIT in beeld kwam, waren we bij Catharijneconvent (in 2014) al live met de standaard functionaliteiten in AFAS; financieel, HRM, payroll en abonnementen. Dankzij deze overstap stond er al een mooie basis, waarna we aan de slag konden met optimalisaties om een efficiëntieslag te maken.

Museum Catharijneconvent_foto Marco Sweering

Controller en functioneel- en applicatiebeheerder AFAS (zzp)

In gesprek met Gerwin van Herk.

“Met ruim 140.000 bezoekers (op jaarbasis), merkten we al dat de oppervlakte van het pand wat aan de krappe kant was. Hierdoor is de wens onstaan om te verbouwen. Zo kunnen we straks 230.000 bezoekers per jaar ontvangen. Om efficiënter te kunnen werken hebben we met DIFFERIT het onderdeel uren boeken ingericht, hiermee kregen we inzicht in tijd die er besteed werd bij (tijdelijke) tentoonstellingen en projecten."

Digitaliseren en

Optimaliseren.

Als bijkomstigheid moesten we dan ook intern bij Catharijneconvent als medewerker uren bijhouden. Voor niemand is uren schrijven leuk, maar door open te communiceren zag iedereen de meerwaarde er wel van in. We wilden echt leren, waar onze uren in gingen zitten.

Zo kwam onder andere naar voren dat het overleggen toch meer tijd in beslag nam dan dat wij in de gaten hadden. Hierdoor zijn we projectmatiger gaan werken en gaan overleggen in kleinere groepjes. We onderbouwden de efficiency met cijfers waardoor het voor iedereen ook meteen duidelijk was. Het onderdeel uren boeken komt ook goed van pas tijdens de verbouwing. We houden zo het overzicht.“

Door met DIFFERIT in gesprek te zijn gegaan over de mogelijkheden zijn we ook zelf wensen gaan noteren. Zo hebben we HRM en payroll automatiseren en digitaliseren op de agenda gezet met het benutten van de ESS en MSS processen. Daar zijn we op dit moment nog met DIFFERIT aan het inrichten. De eerste reacties in de organisatie zijn al heel positief. Een arbeidsovereenkomst wordt nu vanzelf gegenereerd en kan digitaal ondertekend worden.

We hebben daardoor minder handelingen en dit geeft ook rust. Je hoeft niet meer achter collega’s aan om bijvoorbeeld iets te ondertekenen. Dankzij workflows (geautomatiseerde processen) houden we het overzicht en verdwijnt er niks per ongeluk in een verkeerd postvak. Het systeem laat ook meteen zien bij wie de taak ligt. Kleine foutjes worden voorkomen doordat er controlemomenten zijn ingebouwd. Zo moet bijvoorbeeld een nieuw arbeidscontract nog door HR of de directie worden gecontroleerd, daarna gaat het pas de deur uit.

Museum Catharijne Convent AFAS

Gerwin van Herk

Functioneel- en applicatiebeheerder Profit / AFAS (zzp)

" Eerder schoten we een incident nog wel eens in via de helpdesk van AFAS, dan moet je ze natuurlijk eerst meenemen in de inrichting (wat logisch is). DIFFERIT weet precies hoe het bij ons is ingericht waardoor er snel geschakeld kan worden."

De voordelen van de samenwerking met DIFFERIT:

  • Optimaal profiteren van de aanwezige branche ervaring
  • (Extra) aanspreekpunt voor advies en ondersteuning
  • Verhogen van de AFAS kennis (interne trainingen)

 

“We hebben met DIFFERIT een partner die onze organisatie
kent en die weet hoe ons systeem in elkaar zit. Wanneer we ergens zelf
niet uitkomen, kunnen we op de kennis en ervaring van de consultants bij DIFFERIT  terugvallen.”

Digitaal dossier in AFAS Profit

Post archief.

Sinds vorig jaar zijn we van start gegaan met de inrichting van het digitale dossier. Het secretariaat heeft dit voor het grootste gedeelte samen met DIFFERIT opgepakt. Brieven en mails worden nu digitaal opgeslagen in Profit. We hebben nu nog maar enkele kasten met ordners, waar brieven slechts sporadisch bewaard worden.

“In het begin voelt het heel onwennig om een brief in
te scannen en dan door de papierversnipperaar te halen
of in de papierbak te gooien.”

Facturen digitaal en automatisch verzonden

Daarnaast versturen we zelf ook nagenoeg geen papieren facturen meer. De vriendenvereniging van het museum (lidmaatschap met een abonnement) krijgt via ons systeem bijvoorbeeld de digitale facturen. Het automatiseren van terugkerende taken in de boekhouding levert naast tijdwinst ook een hoop gemak.

Net als Catharijneconvent AFAS optimaal inrichten?

Inzicht in actualiteiten via

Power BI.

Waar we naast de inrichting van de AFAS functionaliteiten erg blij mee zijn, is de inrichting in Power BI. Het HRM gedeelte hebben we meteen in gebruik genomen en financieel is alvast klaargezet. We gaan dit in de toekomst beschikbaar maken voor alle budgethouders, zodat deze ook meteen inzicht hebben in het eigen budget. Een mooi winstpunt, hiervoor moeten we intern o.a. de grootboekrekeningen opschonen.

Door de visuele dashboards te bekijken hebben we meteen een actueel overzicht bij de hand, zonder hiervoor eerst in de cijfers te duiken. Zo hebben we ons ziekteverzuim al laten visualiseren. Dit is voor een leidinggevende ook een uitkomst; je bekijkt de gegevens op elk gewenst moment zonder eerst een overzicht van de actuele cijfers op te vragen.

 

Meer info over Power BI
Vangodlos
 

Naar Catharijneconvent?

Meer info.

Bij Catharijneconvent vind je eigentijdse tentoonstellingen gericht op de actualiteit. Op dit moment loopt de tentoonstelling ‘ Van God Los’, waar we terugblikken op de jaren 60. Een roerig tijdperk dat misschien ver weg lijkt, maar doorwerkt tot op de dag van vandaag. Raakte Nederland van God los?

Het oude kloostergebouw met restaurant maakt de beleving compleet. Kortom; een leuk dagje uit.

Naar de website van Catharijneconvent

Auteur

Marco Bosma

Binnen het team van DIFFERIT zit veel expertise en waardevolle kennis als het gaat om de AFAS software en Power BI. Ik houd je dan ook graag op de hoogte met actuele onderwerpen en (nieuwe) toepassingen. Heb jij een onderwerp waar je meer informatie over wilt? Laat gerust een verzoek achter via het contactformulier.

Contact opnemen
Meer nieuws