De hedendaagse functionaliteit van AFAS maakt het mogelijk

Blog: Ouderschapsverlof zelf aanmelden in AFAS

Wat doe je wanneer een medewerker aangeeft met ouderschapsverlof te gaan? Binnen sommige organisaties houden HR-medewerkers in een Excel-bestand bij hoeveel verlofuren een medewerker wanneer opneemt. Als medewerkers naar hun saldo vragen, moet de HR-afdeling dit telkens opnieuw nagaan. Dit systeem kost uiteraard veel tijd.

Daarom zijn er ook bedrijven die een eigen inrichting hebben opgezet in AFAS waarmee zij aanvragen voor ouderschapsverlof afhandelen. Minder tijdrovend, maar het kan nog steeds efficiënter. Hoe? Lees verder…

Sneller en

Eenvoudiger werken.

Met de nieuwe AFAS-functionaliteit voor ouderschapsverlof kunnen medewerkers zelf een aanvraag indienen. Het systeem kent het verlofrecht automatisch toe, houdt het saldo bij en geeft medewerkers inzicht in de resterende verlofuren. Je kan ook documenten koppelen aan deze functionaliteit, zoals een bevestigingsbrief met het actuele saldo.

De HR-medewerker kan hierdoor veel sneller en eenvoudiger werken. Waarom?

  • Je hoeft geen aparte lijstjes meer bij te houden.
  • Handmatige acties omtrent verlofaanvragen zijn overbodig.
  • AFAS berekent het saldo van iedere medewerker automatisch.
  • De medewerker en de HR-afdeling kunnen het actuele saldo altijd inzien.
Kind invoeren AFAS
 

Aanvraag indienen:

Zó werkt dat.

Medewerkers kunnen eerst de naam van hun kind invoeren in AFAS. Op dat moment wordt verlofrecht toegekend. Vervolgens kunnen ze via de knop ‘aanvraag ouderschapsverlof’ aangeven om welk kind het gaat. Dan krijgen zij te zien hoeveel verlofrecht ze hebben. Ze kunnen aangeven wanneer ze dit willen opnemen. Voeren ze bijvoorbeeld ‘elke donderdagmiddag van 16.00 — 18.00 uur’ in, dan past het systeem hun rooster direct aan. Ook zien ze meteen wat hun saldo is.

Wil je gedetailleerde informatie over het indienen van een aanvraag? In dit artikel lees je er alles over.

Hulp nodig bij de inrichting?

De aanvraag wordt eerst doorgestuurd naar de leidinggevende en daarna naar de HR-afdeling. (Deze workflow kun je overigens naar wens aanpassen: je kan bijvoorbeeld instellen dat de aanvraag enkel naar hr gaat.) Dit gebeurt echter alleen ter controle — het systeem heeft het verlofrecht al toegekend, dus dat hoeft de HR-medewerker niet meer te doen. De verlofaanvraag is óók direct geregistreerd.

Zo heb je op de HR-afdeling altijd een actueel overzicht van het aantal openstaande verlofuren per kind. Dit laatste is nieuw en erg handig, want vroeger kon je verlofrecht niet aan een kind koppelen. Het was toen veel lastiger om het saldo te overzien.

Hoe zit het met

Andere vormen van ouderverlof?.

Er zijn drie vormen van ouderverlof: (on)betaald ouderschapsverlof, geboorteverlof en aanvullend geboorteverlof. Hiervoor bestaan bepaalde regels die wettelijk zijn vastgelegd. Maar in een cao kunnen afwijkende voorwaarden zijn opgenomen. De regelingen die gelden binnen jouw organisatie, moeten natuurlijk allemaal in AFAS worden verwerkt.

Het goede nieuws is dat je dit soort zaken slechts één keer hoeft in te regelen. Het aanvragen van (aanvullend) geboorteverlof is namelijk ook geautomatiseerd. Dit betekent dat partners eveneens op de hierboven beschreven manier verlof kunnen aanvragen. En gaat het om aanvullend geboorteverlof, dan hebben medewerkers direct inzicht in het nieuwe salaris.

Wil jij de functionaliteit van AFAS voor het aanmelden van ouderverlof in één keer goed inregelen? DIFFERIT helpt je graag. Wij zijn doorwinterde AFAS-experts met kennis van zaken. Daarom kunnen we een stapje verder gaan. Het is bijvoorbeeld mogelijk om naast een goede inrichting ook voor handige verlofoverzichten te zorgen, zodat medewerkers hun actuele saldo snel en eenvoudig kunnen terugvinden.

Blog | BEDRIJFSMIDDELEN IN BRUIKLEEN, AFSPRAKEN VASTLEGGEN IN AFAS