Even een bonnetje declareren? Bij de meeste organisaties gaat dit niet in een handomdraai. Medewerkers moeten het bonnetje inscannen, achter de computer plaatsnemen, inloggen op de InSite-portal van het bedrijf, de juiste template voor de declaratie kiezen en het bonnetje uploaden. Kan dat niet veel gemakkelijker? Jazeker, namelijk met de AFAS Pocket app.
Met de AFAS Pocket app kun je bonnetjes op een gebruiksvriendelijke manier indienen. Je installeert de app heel eenvoudig op je smartphone. Vervolgens kun je direct beginnen met declareren. Hoe? Van ieder nieuw bonnetje neem je een foto. Opslaan is niet nodig, want het bonnetje staat meteen in het systeem.
Workflows zijn heel gemakkelijk in te richten. Binnen InSite zet je een declaratieproces op, waaraan je je eigen workflows koppelt. Zo bepaal je zelf welk bonnetje naar welke goedkeurder gaat. Wanneer je het proces volledig hebt ingericht, komt dit automatisch op dezelfde manier in de app te staan. Zo kan je een eenduidige werkwijze hanteren.
Zeker in deze tijd is de AFAS Pocket app heel handig. Steeds meer medewerkers zijn onderweg of werken vanuit huis. Als zij de AFAS Pocket App gebruiken, hoeven ze hun laptops niet meer tevoorschijn te halen om een bonnetje te uploaden. Zo besparen ze veel tijd en blijft de administratie op orde.
Declaraties laat je goedkeuren via de AFAS Pocket app. Leidinggevenden ontvangen automatisch een bericht zodra er een declaratie klaarstaat en kunnen deze direct, ook onderweg, accorderen. Een computer of e-mail is niet nodig.
Ga je graag een stapje verder op het gebied van digitalisering? Zet de AFAS Pocket app dan ook in voor ziekmeldingen en verlofaanvragen. Deze processen kan je eveneens in de app laten plaatsvinden.
Wil je echt op kop lopen, gebruik de AFAS Pocket app dan ook voor andere registratieverplichtingen. Je kan bijvoorbeeld dagelijks vastleggen wie wel en niet op kantoor is geweest, zodat je goed bijhoudt welke medewerkers wanneer thuiswerken. Of je zorgt dat medewerkers een signaal krijgen wanneer je een intern nieuwsbericht hebt gepubliceerd. Een andere optie is om de app te gebruiken voor het accorderen van inkoopfacturen. Daarnaast kan je zorgen dat medewerkers hun dossier met alle informatie die over hen is vastgelegd via de app kunnen inzien. Kortom, je kan de AFAS Pocket app zo simpel of uitgebreid inrichten als je maar wilt.
Kort gezegd, heel eenvoudig. Je kan medewerkers eenmalig automatisch over de app informeren. Daarna verloopt het proces eigenlijk vanzelf. Nieuwe medewerkers krijgen een automatische uitnodiging om de app te installeren. In het menu kunnen gebruikers zien wat de app allemaal kan. Dit betekent dat zij bij het openen van de app direct een overzicht hebben van alle opties. Een leuke binnenkomer!
Je kan de AFAS Pocket App op verschillende niveaus gebruiken. Heb je een klein budget en maak je weinig gebruik van InSite? Dan richt je de basisversie van de app in. Het is voordelig en het is snel uitgerold. Gebruik je InSite veelvuldig, maar zitten medewerkers niet vaak achter hun laptop? Bied medewerkers in dat geval twee opties: InSite op de desktop (of laptop) én de AFAS Pocket app.
Misschien werk jij al jaren efficiënt met AFAS, maar vind je dat je processen best kunnen profiteren van een extra optimalisatieslag. Ook dan kan de AFAS Pocket app uitkomst bieden. Hiermee elimineer je bepaalde handelingen en maak je het werken een stuk gemakkelijker.
Senior Accountmanager
Meer weten over de AFAS Pocket app? Neem gerust eens contact op met DIFFERIT. De AFAS consultants bespreken graag met je wat de app voor jouw organisatie kan betekenen
