"Overtypen is foutgevoelig en zo zonde van de tijd."
De behoefte
Stichting Maatschappelijke Dienstverlening (SMD) had reeds de implementatie van de AFAS Software doorlopen via AFAS. In eerste instantie werd het enkel in de basis gebruikt voor de salarisverwerking. Al snel merkte de organisatie dat er begeleiding op maat nodig was om optimaal gebruik te kunnen maken van de software.
De oplossing
In de zoektocht naar begeleiding kwam SMD in contact met DIFFERIT via een oud-collega. “We wilden de verlofregistratie écht gaan digitaliseren”. SMD besloot om de optimalisatie met een AFAS Partner te doorlopen. Dankzij de geboden kennis en ervaring van DIFFERIT gaf dit meteen een goed gevoel.
Wat er onder andere is ingericht:
Sinds 2015 is SMD samen met de gemeente Enschede de organisatie achter de Wijkteams Enschede. Bij SMD zijn zo'n 180 medewerkers in dienst. We hebben wel onze eigen salarisadministratie, maar geen applicatiebeheerders in dienst. We gingen daarom op zoek naar een partij die ons kon helpen met de optimalisatie en die ons mee op sleeptouw kon nemen.
“Normaal gesproken wil je als organisatie vlot implementeren en dan van A tot Z optimaliseren. Intern was er wat weerstand door een eerdere poging om verlofregistratie te implementeren. Er was een beperkt aantal uren beschikbaar voor de totale implementatie. Daarom kozen we ervoor om in een aangepast tempo aan de slag te gaan met de optimalisatie.” Het fijne was dan ook dat de consultant van DIFFERIT zich aanpaste aan het tempo van onze organisatie.
In 2021 hebben we de pilot gedraaid rondom verlof. We vroegen een aantal medewerkers om gebruik te maken van de portal, zo konden we alvast kijken waar we tegenaan gingen lopen. Door deze zogenaamde “key users” aan te wijzen, konden we eerst met een kleine groep het systeem leren kennen. Dit hielp ook enorm om de kinderziektes uit de processen te halen.
De werkwijze die we hanteerden, kostte relatief meer tijd, maar was nodig om de volledige organisatie succesvol met verlofregistratie te laten werken. Daar zijn we echt blij mee. DIFFERIT sloot goed aan bij onze behoefte en deed daarbij constructieve suggesties.
Voor de implementatie hadden we Excellijsten en -overzichten waar een collega veel tijd mee kwijt was omdat verlofaanvragen handmatig verwerkt moesten worden. Na het invullen werd een pdf-bestand gemaakt en deze werd gemaild naar de medewerker; erg omslachtig. Dit verloopt nu allemaal via het systeem. Door ook de Pocket App in te richten en te introduceren, vraagt een medewerker nu nog eenvoudiger zelf verlof aan. Het werkt efficiënter en we kunnen nu eenvoudig overzichten uitdraaien. Doordat minder handmatig verwerkt wordt, is de nieuwe werkwijzig ook meteen minder foutgevoelig. Deze succesvolle implementatie heeft de verdere ontwikkeling van AFAS aangewakkerd. We maken er nu veel meer gebruik van.
De nieuwe regeling rondom het ouderschapsverlof was in combinatie met onze cao een uitdaging. Met de hulp van DIFFERIT kregen we ook het ‘afwijkende gedeelte’ op maat ingericht.
Uiteindelijk hebben wij een compleet verlofportaal geïntroduceerd. In dit portaal zit naast het reguliere verlof ook het ouderschapsverlof, geboorteverlof en aanvullend geboorteverlof. Voor de lancering van het ouderschapsverlof verzorgde de consultant van DIFFERIT nog een training aan collega’s die dagelijks werken met AFAS. Dit vonden we echt een pluspunt en erg helpend. Als AFAS Expert kon de consultant heel mooi op hoofdlijnen uitleggen hoe de processen lopen. Daarnaast is er bij de implementatie van het verlofportaal door de consultant een filmpje gemaakt. Zo maakte we aan de hand van deze uitleg gebruik van het verlofportaal. Er is dus veel mogelijk!
Bij onze cao hebben we een aanvullende regeling voor het sparen voor extra verlof. Het gaat om in totaal 100 weken die je kan ‘sparen’. We hebben hiervoor in het verlofportaal in AFAS een apart ‘spaarpotje’ ingericht. De hele aanvraag gaat nu digitaal en zo blijft alles overzichtelijk. Wel hebben we hier een handmatige check ingebouwd. Zelfs dit was te automatiseren, maar we hebben een inschatting gemaakt of het de investering waard was. Hierin hield DIFFERIT ons ook scherp om de juiste afweging te kunnen maken. Dit wil ik dan ook meteen als tip meegeven aan andere ‘kleinere’ organisaties: soms is alles automatiseren niet meteen rendabel.
Wij vonden het heel mooi om te zien dat de consultant van DIFFERIT ook niet schroomt om te schakelen met de eigen collega’s. Zo werd er voor de salarissen geschakeld met de Payroll specialist binnen Team DIFFERIT. Kortom: korte lijntjes en wij hadden één contactpersoon.
Om de processen intern bij de organisatie goed te laten landen, namen we soms de medewerkers echt even bij de hand mee om het uit te leggen. De kunst is dan om het niet over te nemen, maar juist om de medewerker het zelf te laten doen en te begeleiden. Dat is wel het fijne ook van oplossingen als Teams, je hoeft niet meer bij elkaar op locatie te zijn om snel te kunnen schakelen.
“Wat heel fijn werkte was een dagstart, met de prioritering van de dag. Bij een oplevering van een onderdeel kregen we bij de dagafronding een korte handleiding, hierdoor werd het systeem voor ons heel begrijpelijk."
Stichting Maatschappelijke Dienstverlening (SMD) is een non-profitorganisatie in Enschede die mensen helpt om beter of weer zelfstandiger te functioneren in hun dagelijkse bestaan. SMD streeft naar een inclusieve samenleving waarin iedereen meedoet. Dit doen ze vanuit de wijkteams. Het doel is om belemmeringen weg te nemen en de eigen kracht van mensen en hun netwerk versterken. Ze werken hiervoor nauw samen met diverse partners, zoals inwoners, buurtinitiatieven, huisartsen, scholen, zorginstellingen.
Website SMD