Veelgestelde vragen over AFAS
AFAS is een krachtig systeem, maar zoals bij elke software zijn er momenten waarop iets niet doet wat je verwacht. In deze FAQ bundelen we de meest gestelde vragen uit de praktijk, inclusief duidelijke uitleg en concrete tips om het zelf op te lossen. Staat jouw vraag er niet tussen? We helpen je graag verder.
Projecten en urenregistratie.
Waarom kan ik geen uren boeken op een project?
Dit is waarschijnlijk de meest gestelde vraag in AFAS support. De oorzaak ligt vrijwel altijd bij een van deze vier dingen: de projectfase staat gesloten, het project zelf heeft de status ‘gesloten’, de medewerker is niet gekoppeld aan het project, of de gebruikte uursoort is niet toegestaan voor dit project.
AFAS controleert al deze onderdelen tegelijkertijd bij het boeken van uren. Als er ergens iets niet klopt, wordt de registratie geblokkeerd. Wat ook regelmatig voorkomt: de projectfase wordt automatisch afgesloten zodra de geplande einddatum is bereikt, ook als er in de praktijk nog gewoon gewerkt wordt.
Wat je kunt doen: controleer of het project en de projectfase actief zijn, of de medewerker gekoppeld is en of de uursoort is toegestaan. In veel gevallen lost het heropenen van de projectfase het probleem direct op.
Waarom worden geboekte uren niet meegenomen in de facturatie?
Uren die wel zijn geregistreerd maar niet worden gefactureerd, komen bijna altijd voort uit een van deze situaties: de projectfase is niet als facturabel ingesteld, de uren zijn nog niet goedgekeurd, er is geen facturatiemethode aan het project gekoppeld, of het project heeft een status waarbij facturatie niet is toegestaan.
Het is een misverstand dat geregistreerde uren automatisch ook worden gefactureerd. AFAS controleert meerdere instellingen voordat uren worden meegenomen in een factuur. Controleer dus eerst of de projectfase facturabel staat en of de uren de juiste goedkeuringsstatus hebben.
Waarom kan ik geen nieuw project aanmaken?
Dit heeft bijna altijd te maken met autorisaties of ontbrekende verplichte velden. AFAS controleert bij het aanmaken van een project of de gebruiker hiervoor de juiste rechten heeft en of alle verplichte onderdelen aanwezig zijn, zoals een administratie, projecttype en organisatie-eenheid.
Het kan ook zijn dat de projectadministratie niet actief staat. Controleer of je de juiste rechten hebt en of alle verplichte velden zijn ingevuld. Medewerkers die projecten wel kunnen bekijken maar niet aanmaken, missen vaak specifiek de rechten voor projectbeheer.
Waarom wordt een project automatisch afgesloten?
In AFAS kan de projectstatus automatisch veranderen op basis van signalen, workflows of ingestelde datums. Veel organisaties sluiten projecten automatisch wanneer de geplande einddatum wordt bereikt. Dit is prima zolang je het weet, maar het kan onverwacht voelen als er in de praktijk nog uren geboekt moeten worden.
Controleer of er signalen of workflows actief zijn die de projectstatus aanpassen, en of de einddatum van het project correct staat ingesteld.
Workflows en signalen.
Waarom start mijn workflow niet?
Als een workflow niet start, kijk dan als eerste of de workflow actief staat. Dat klinkt simpel, maar het is een van de meest voorkomende oorzaken. Daarnaast kan het zijn dat de trigger verkeerd is ingesteld, dat de selectievoorwaarden niet worden gehaald, of dat de mutatie niet op de juiste manier wordt uitgevoerd.
Workflows starten in AFAS op basis van een gebeurtenis, zoals een mutatie, een signaal of een handmatige actie. Als die gebeurtenis niet correct wordt herkend, start de workflow niet. Een te specifieke selectie is ook een veelvoorkomende boosdoener.
Waarom blijft een workflow hangen?
Een workflow die stilstaat heeft bijna altijd te maken met een taak die niet kan worden toegewezen. Dit gebeurt wanneer de rol in de workflow geen gebruiker bevat, wanneer een beslisregel geen route bepaalt, of wanneer de volgende stap niet bestaat.
Controleer of de rollen in de workflow een actieve gebruiker bevatten. Een situatie die we regelmatig zien: de workflowtaak is gekoppeld aan een medewerker die inmiddels uit dienst is.
Waarom start een workflow meerdere keren?
Dit gebeurt wanneer de trigger meerdere keren wordt geraakt. Denk aan een record dat meerdere keren wordt gewijzigd, meerdere signalen die dezelfde workflow starten, of een signaal dat dagelijks opnieuw wordt uitgevoerd terwijl de selectie steeds opnieuw wordt geraakt.
De oplossing zit vaak in het verfijnen van de selectie of het toevoegen van een extra voorwaarde die voorkomt dat de workflow twee keer start voor dezelfde situatie.
Waarom werkt een signaal niet?
Een signaal werkt niet als de selectie geen records oplevert, de planning niet actief staat, of de actie niet correct is ingesteld. Controleer ook of de workflow die het signaal moet starten zelf actief is.
In de praktijk zie je vaak dat de selectie te specifiek is ingericht, waardoor het signaal niets vindt om te verwerken. Verbreed de selectie stap voor stap om te controleren waar het misgaat.
Waarom kan ik een workflowtaak niet afronden?
De drie meest voorkomende oorzaken zijn: de gebruiker heeft niet de juiste rechten, er zijn verplichte velden niet ingevuld, of een beslisregel kan niet worden bepaald omdat een benodigde waarde ontbreekt.
Controleer of alle verplichte velden zijn ingevuld en of de gebruiker de rol heeft die de taak mag uitvoeren. Als een beslisregel afhankelijk is van een veld dat leeg is, weet AFAS niet hoe de workflow verder moet.
Verlof en HR.
Waarom klopt mijn verlofsaldo niet?
Het verlofsaldo in AFAS wordt berekend op basis van meerdere onderdelen: de verlofregeling, het rooster, de contracturen en eerdere verlofmutaties. Als een van deze onderdelen niet aansluit op de praktijk, toont AFAS een saldo dat afwijkt van de verwachting.
Veelvoorkomende oorzaken zijn een rooster dat niet overeenkomt met de werkweek van de medewerker, een wijziging in contracturen die invloed heeft op de verlofopbouw, of een aanpassing van de verlofregeling midden in het jaar waarbij bestaande saldi niet automatisch worden herberekend.
Waarom kan ik geen verlof aanvragen?
Dit kan twee oorzaken hebben: er is onvoldoende verlofsaldo beschikbaar, of de aanvraag valt buiten de verlofregeling. Controleer ook of het rooster correct staat ingesteld, want een verkeerd rooster kan ervoor zorgen dat AFAS een aanvraag weigert terwijl het saldo er eigenlijk wel is.
Hoe wordt verlof berekend als iemand parttime werkt?
Bij parttime werken wordt verlof berekend op basis van de contracturen en het rooster van de medewerker. Wanneer het rooster niet overeenkomt met de werkelijke werkweek, kan het verlof verkeerd worden berekend. Dit is een van de meest voorkomende oorzaken van verlofsaldoverschillen bij parttime medewerkers.
Waarom veranderen de autorisaties van een medewerker na een functiewijziging?
In AFAS zijn rollen vaak gekoppeld aan functies. Wanneer de functie van een medewerker wordt gewijzigd, kan daardoor automatisch een andere autorisatierol worden toegewezen. Dit is gewenst gedrag, maar het kan verrassend zijn als je er niet op bedacht was. Controleer na een functiewijziging altijd of de autorisaties nog kloppen.
Waarom is een mutatie niet zichtbaar in rapportages?
Mutaties die nog in een workflow zitten zijn nog niet definitief verwerkt en worden daardoor niet altijd meegenomen in rapportages. Daarnaast gebruiken veel rapportages een peildatum. Als de peildatum valt vóór de datum van de mutatie, is de wijziging nog niet zichtbaar.
Facturatie en financieel.
Waarom kan ik geen factuur genereren?
AFAS kan geen factuur genereren als niet aan alle voorwaarden is voldaan. Controleer of er een facturatiemethode aan het project of de order is gekoppeld, of het project facturabel is, of de order definitief is en of er prestaties of orderregels aanwezig zijn die gefactureerd kunnen worden.
Een veelgeziene situatie: de projectfase is actief, maar staat niet als facturabel ingesteld. De uren worden dan wel geregistreerd maar komen nooit in een factuur terecht.
Waarom wordt een factuur niet verzonden?
Controleer als eerste of de factuur definitief is gemaakt. Facturen met de status ‘concept’ worden niet automatisch verzonden. Daarna kijk je of de verzendmethode correct is ingesteld en of de klant een geldig e-mailadres heeft. Staat de factuur in een foutstatus? Dan moet die situatie eerst worden opgelost voordat verzending mogelijk is.
Waarom kan ik geen factuur genereren vanuit een order?
Een order moet definitief zijn voordat je er een factuur van kunt maken. Zolang de order op concept staat, is facturatie niet mogelijk. Controleer ook of er een levering is verwerkt als dat vereist is, en of de facturatiemethode correct staat ingesteld.
Waarom wordt een abonnement niet gefactureerd?
Abonnementen worden niet gefactureerd als de factuurfrequentie ontbreekt, de contractperiode nog niet is gestart, er geen facturabele artikelen zijn gekoppeld, of het abonnement een verkeerde status heeft. Controleer ook of de contractstartdatum correct is ingevoerd, want een verkeerde datum kan facturen op het verkeerde moment genereren.
Waarom verschijnen kosten niet in de juiste rapportage?
Dit heeft bijna altijd te maken met kostenplaatsen. Als de kostenplaats niet verplicht is ingesteld bij boekingen, kunnen sommige boekingen zonder kostenplaats worden verwerkt. Die kosten zijn dan wel in het systeem, maar niet zichtbaar op de plek waar je ze verwacht. Door de kostenplaats verplicht te maken voorkom je dit in de toekomst.
Rapportages.
Waarom kloppen de cijfers in mijn rapportage niet?
Dit is een brede vraag met een variatie aan mogelijke oorzaken. De meest voorkomende zijn: de rapportage gebruikt een peildatum waardoor recente wijzigingen nog niet zichtbaar zijn, filters sluiten bepaalde records uit, of gegevens hebben een status die buiten de selectie valt (zoals ‘concept’ in plaats van ‘definitief’).
Een goed startpunt is altijd om te controleren welke filters actief zijn en welke peildatum wordt gebruikt. Vaak is de data wel aanwezig in AFAS, maar valt die buiten de selectie van de rapportage.
Waarom toont een rapportage helemaal geen data?
Als een rapportage volledig leeg is, betekent dat dat geen enkel record voldoet aan de huidige selectie. Dit kan komen door een filter dat te specifiek is, een verkeerde administratie, een peildatum die buiten de beschikbare data valt, of een statusfilter dat alle records uitsluit. Verwijder filters stap voor stap om te zien wat de oorzaak is.
Waarom kan een gebruiker een rapportage niet openen?
Dit is een autorisatievraag. De gebruiker heeft waarschijnlijk geen toegang tot de rapportage zelf, tot de onderliggende gegevens, of tot de administratie waarop de rapportage is gebaseerd. Controleer welke rol aan de gebruiker is gekoppeld en of die rol rechten heeft voor de betreffende rapportage.
Autorisaties en toegang.
Waarom ziet een gebruiker gegevens van de verkeerde afdeling?
Dit gebeurt wanneer een rol te breed is ingesteld, zodat die toegang geeft tot meer afdelingen of organisatie-eenheden dan de bedoeling is. Controleer welke rol aan de gebruiker is gekoppeld en pas de scope van die rol aan zodat die alleen toegang geeft tot de benodigde afdelingen.
Waarom kan een gebruiker bepaalde gegevens niet zien?
AFAS werkt met een uitgebreid autorisatiemodel. Als een gebruiker iets niet kan zien, is de oorzaak bijna altijd dat de rol geen leesrechten heeft voor het betreffende onderdeel, of dat de gebruiker geen toegang heeft tot de juiste administratie of organisatie-eenheid. Controleer de rolkoppeling en de bijbehorende rechten.
Waarom ziet een gebruiker een InSite-pagina niet?
InSite-pagina’s zijn gekoppeld aan rollen en doelgroepen. Als een gebruiker een pagina niet ziet, heeft de rol waarschijnlijk geen toegang tot die pagina, of is de pagina alleen zichtbaar voor een specifieke groep of organisatie-eenheid. Controleer ook of de pagina gepubliceerd is.
Hoe bescherm ik persoonsgegevens goed in AFAS?
De basis van privacybescherming in AFAS ligt bij autorisaties. Door rollen zo in te richten dat gebruikers alleen toegang hebben tot de gegevens die zij daadwerkelijk nodig hebben, beperk je het risico op onbedoelde toegang. Beperk ook exportrechten voor gevoelige gegevens en controleer de autorisatiestructuur regelmatig.
Vanuit de AVG is het belangrijk om te kunnen aantonen wie toegang heeft tot welke persoonsgegevens en waarom. AFAS biedt de tools om dit goed in te richten, maar het vraagt een bewuste aanpak bij het opzetten en beheren van rollen.
Payroll en salarisverwerking.
Waarom wordt een looncomponent niet meegenomen in de salarisverwerking?
Als een looncomponent ontbreekt in de salarisrun, is de meest voorkomende oorzaak dat de component niet correct is gekoppeld aan de juiste regeling. Controleer ook of de component actief is en of deze is ingesteld voor de betreffende medewerker of groep.
Waarom staat een declaratie niet in de salarisrun?
Declaraties worden alleen meegenomen in een salarisrun als ze zijn goedgekeurd, gekoppeld zijn aan een looncomponent en vallen binnen de salarisperiode. Is de run al afgesloten? Dan verschijnt de declaratie in de volgende periode. Een veelgeziene situatie: een declaratie wordt vlak na de salarisrun goedgekeurd en valt daardoor automatisch in de volgende maand.
Waarom wordt een salarisrun geblokkeerd?
AFAS blokkeert een salarisrun als niet alle benodigde gegevens kloppen. Denk aan openstaande mutaties, fouten in looncomponenten, of declaraties die nog niet zijn goedgekeurd. Dit is een bewuste beveiliging om te voorkomen dat salarissen worden verwerkt met onjuiste gegevens. Los de meldingen in de controles stap voor stap op.
Waarom kan een medewerker geen declaratie indienen?
Controleer als eerste of de medewerker de autorisatie heeft om declaraties in te dienen. Daarna kijk je of er een declaratiesoort beschikbaar is en of de medewerker toegang heeft tot de juiste InSite-pagina. Ontbreekt er een verplicht veld in de declaratievorm, of is de declaratieworkflow niet actief? Dan kan de declaratie ook niet worden opgeslagen.
Implementatie en inrichting.
Waarom is testen zo belangrijk voor en na een wijziging in AFAS?
AFAS is een geintegreerd systeem waarbij een wijziging in het ene onderdeel invloed kan hebben op een ander. Een aanpassing in autorisaties kan workflows beinvloeden, een nieuwe projectstructuur kan effect hebben op rapportages, en een HR-wijziging kan doorwerken in payroll. Door vooraf te testen voorkom je verrassingen na de livegang.
Wat we aanraden te testen: procesflows, autorisaties, rapportages en integraties met andere systemen. Betrek ook eindgebruikers bij de testfase, want zij vinden andere dingen dan technisch beheerders.
Hoe lang duurt een AFAS implementatie?
Dat hangt af van de omvang en het aantal modules dat wordt ingericht. Een gefaseerde aanpak, waarbij modules stap voor stap worden ingericht en getest, werkt in de praktijk het beste. Hoe beter de voorbereiding en de analyse van de bestaande processen, hoe soepeler de implementatie verloopt.
Waarom sluit een rapportage na implementatie niet aan op de verwachting?
Dit is een veelvoorkomend scenario. In de meeste gevallen zijn de rapportagebehoeften niet goed genoeg in kaart gebracht vóór de inrichting. Zorg er bij een implementatie voor dat je vooraf bespreekt welke rapportages het management of de teams nodig hebben, zodat de inrichting daar op kan worden afgestemd.
