Verus | Vereniging voor katholiek en christelijk onderwijs

De behoefte
Verus werkte met veel verschillende applicaties. Hoewel sommige daarvan zeer kwalitatief waren, benutte de vereniging ze niet optimaal. De grote hoeveelheid koppelingen resulteerde in een hoge foutgevoeligheid en een grote afhankelijkheid van één medewerkster: het hoofd van de ICT. Deze situatie was niet wenselijk. Verus wilde de processen stroomlijnen om hier meer controle over te krijgen.

De oplossing
Na diverse CRM-oplossingen te hebben bekeken, besloot Verus toch om voor een ERP-pakket te gaan. Daarmee kon de vereniging namelijk het totale plaatje overzien. De keuze viel op AFAS, dat een gunstige prijs-kwaliteitverhouding bleek te bieden. Al snel kwam naar voren dat de hulp van een deskundige AFAS-partner nodig zou zijn. AFAS raadde DIFFERIT aan — en Verus ging af op de aanbeveling.

NET ALS VERUS DE OVERSTAP MAKEN NAAR HET ERP-PAKKET VAN AFAS?

In gesprek met

Sharon Dossantos.

"DIFFERIT is een hele goede sparringpartner voor ons geweest," vertelt Sharon Dossantos, hoofd ICT bij Verus. "Met de hulp van de consultants hebben wij kritisch naar onze eigen processen gekeken en deze — waar nodig — geoptimaliseerd. Ik kon mijn ideeën goed spiegelen. Soms wilde ik weten of AFAS een specifiek plan mogelijk kon maken. Of hoe we moesten bijsturen. DIFFERIT dacht bij elke stap heel goed mee."

Voor Verus was dit erg belangrijk, omdat bepaalde processen binnen de vereniging niet altijd afgestemd bleken te zijn op AFAS. “Wij konden deze processen om interne redenen niet veranderen. In zulke gevallen liet DIFFERIT zien hoe we de functionaliteiten binnen AFAS zó konden benutten dat zij toch zouden aansluiten op onze wensen.”

Door korte lijntjes en flexibiliteit verliep de

implementatie volgens plan.

Voor Verus was het essentieel om AFAS binnen een korte tijd te implementeren. Een flinke opgave, omdat de vereniging bijna alle onderdelen van het ERP-pakket wilde inzetten. “Korte lijntjes en flexibiliteit waren noodzakelijk,” zegt Sharon. Daarover maakte zij uitstekende afspraken met DIFFERIT: “Wat mij altijd heeft aangesproken in DIFFERIT is dat de consultants niet strak vasthouden aan het oorspronkelijke plan. Zij staan open voor tussentijdse veranderingen. Maar ook voor onze wensen.”

Het resultaat? “Op 1 juli 2019 gingen we live met het eerste deel. Denk aan CRM, projecten, finance, InSite, cursussen en inkoopfacturatie. 1 januari 2020 gingen we live met HRM en Payroll. Daarnaast optimaliseerden we de zaken. Alles verliep volgens plan!”

Door DIFFERIT kunnen we de functionaliteit van

AFAS volledig benutten.

Als vereniging moet Verus goed weten wat er speelt onder leden. Sharon: “Wij moeten de administratie rondom het ledenbeheer binnen AFAS kunnen voeren. Maar AFAS bleek niet standaard te zijn ingericht op al onze wensen. De consultants van DIFFERIT hebben ons in dat opzicht erg goed geholpen. DIFFERIT heeft onder de motorkap allerlei slimmigheden ingebouwd, zodat veel zaken voor ons nu automatisch lijkt te verlopen.”

“Veel AFAS-kennis, uitstekende begeleiding"

Fijne samenwerking.

De meerwaarde van DIFFERIT ligt volgens Sharon in de begeleiding die de deskundige consultants bieden: “Voor ons was AFAS een geheel nieuwe applicatie. Daarom hadden wij echt een partij nodig die bepaalde kennis zou meenemen. Dat heeft DIFFERIT zeker gedaan. Maar het allerfijnste aspect is de samenwerking. Je kan heel prettig met de consultants communiceren. Zij zijn zeer gemotiveerd en stellen zich flexibel op. Is er een kink in de kabel, dan schakelen ze snel en passen ze de aanpak aan. Zo bereik je samen echt wat!”

Verus

Sharon Dossantos

Hoofd ICT

"De consultants in drie termen?
'Flexibel', 'professioneel' en 'deskundig'.
Ik zou DIFFERIT zeker aanbevelen!"

Over

Verus.

Verus is een vereniging voor katholiek en christelijk onderwijs in Nederland, gevestigd in Woerden. Van hieruit begeleidt, inspireert en ondersteunt Verus toezichthouders, bestuurders, schoolleiders, docenten en ouders. Het doel: de kwaliteit van het onderwijs en daarmee het welzijn van kinderen en studenten verbeteren. Verus ziet dit als een dienst aan de samenleving. De vereniging richt haar blik op geïnspireerd, goed onderwijs én de vrijheid van onderwijs. Ruim 4.000 scholen — van basisonderwijs tot hoger onderwijs — kunnen zich vinden in deze visie en hebben zich aangesloten bij Verus.

Website Verus

De voordelen van DIFFERIT

  • Hulp bij procesoptimalisatie.
  • Inrichting van AFAS afgestemd op interne processen en specifieke wensen.
  • Korte lijntjes en flexibele opstelling.
  • Volledige benutting van de functionaliteit van AFAS.
  • Diepgaande AFAS-kennis, uitstekende begeleiding en fijne samenwerking.

OOK AAN DE SLAG MET HET ERP-SYSTEEM VAN AFAS?