Zó richt je je AFAS-workflows goed in!

Blog: Verlicht je administratieve lasten met AFAS-workflows!

Als je zo efficiënt mogelijk wilt blijven werken, is het verstandig om je processen regelmatig onder de loep te nemen. Misschien ga je omslachtig te werk of voer je bepaalde handelingen onbewust dubbel uit. Zulke administratieve lasten kan je prima verlichten. Hoe? Door elk proces dat je binnen AFAS uitvoert te automatiseren middels een goed ingerichte workflow.

Aan wat voor soort processen moet je zoal denken? Om je van inspiratie te voorzien, zetten we er hieronder enkele voor je op een rij…

Het ondertekenen van

Documenten.

Een contract opstellen, uitprinten, laten ondertekenen en inscannen in AFAS kost veel tijd en moeite. Gelukkig kan je dit proces automatiseren. AFAS kan bijvoorbeeld een contract genereren op basis van het loon. Een medewerker kan dit vervolgens digitaal ondertekenen, waarna het document wordt vastgelegd in zijn of haar dossier. Wel zo makkelijk!

Het beoordelen van

Inkoopfacturen.

Gaan facturen van bureau naar bureau omdat alle goedkeurders hun handtekening eronder moeten zetten? In AFAS kan je een procuratieschema opzetten om al het papierwerk en de handmatige handelingen te elimineren. Middels een workflow zorg je dat facturen automatisch bij de juiste personen terechtkomen via de digitale route. Zo bespaar je tijd én zorg je dat facturen niet meer wegraken.

Doorlopen

Wervings- en selectieproces.

Sollicitanten delen gevoelige informatie met je. Cv’s en motivatiebrieven mogen niet overal rondslingeren. En wanneer een nieuwe medewerker in dienst treedt, vraag je hem of haar om bepaalde persoonsgegevens te delen, zoals een BSN-nummer en een bankrekeningnummer. Ook met dit soort data moet je voorzichtig omgaan. Daarom is het verstandig om het wervings- en selectieproces te stroomlijnen in AFAS. Zo zorg je dat iedereen acties gericht en geregistreerd uitvoert. Het resultaat: informatie komt alleen in de juiste handen terecht.

Google Maps AFAS
 

Berekening

Reiskostenvergoeding.

Vaak kijken organisaties naar de afstand tussen huis en kantoor op Google Maps om een x-aantal centen per kilometer te berekenen. Dit proces vergt meerdere handelingen. Wist je dat je dit automatisch kan laten verlopen in AFAS?

Je kan je workflow zelfs zó inrichten dat medewerkers een verhuizing kunnen vastleggen, waarna het systeem de nieuwe afstand in kilometers en de bijbehorende reiskostenvergoeding zelf uitrekent.

Hulp nodig bij de inrichting?

Welk proces wil jij graag optimaliseren met workflows?

Hoe richt je je workflows beter in?

5 tips.

Wil je direct aan de slag met het inrichten van je workflows? Met relatief kleine aanpassingen boek je snel vooruitgang. Wij geven vijf tips om je op weg te helpen.

1.

Teken je processen uit.

Een verbeterslag begint aan de tekentafel. Analyseer je interne processen en breng elke stap in kaart. Reist een papiertje bijvoorbeeld van punt A naar punt B? Leg dan eerst precies vast langs welke afdelingen en personen het allemaal gaat.

2.

Bepaal welke stappen altijd hetzelfde zijn.

Moet je de ICT-afdeling altijd op de hoogte stellen wanneer een nieuwe medewerker in dienst treedt? Krijgt een leidinggevende bericht bij elke ziekmelding van een medewerker? Moet de directie te allen tijde goedkeuring geven wanneer een salaris boven een bepaalde drempel uitkomt? Zolang het om informatie gaat die in AFAS staat, kan het systeem elke standaardstap in een proces automatisch afhandelen.

3.

Gebruik condities.

Heb je bepaald welke standaardstappen je kan automatiseren? Dan is het tijd om deze te vertalen naar AFAS en in een workflow te verwerken. Maak daarbij gebruik van condities. Je kan bijvoorbeeld instellen dat facturen tot een bepaald bedrag altijd automatisch worden goedgekeurd. Facturen die boven de ‘drempel’ uitkomen, gaan dan een andere workflow in, zodat je deze kan bekijken voor je ze accordeert.

4.

Laat automatisch waarden toekennen in de workflow.

Heb je een bepaalde stap of taak uitgevoerd, dan kan de workflow dit automatisch voor je doorvoeren. Geeft een sollicitant bijvoorbeeld aanvullende gegevens op, dan kan je zorgen dat AFAS automatisch zijn of haar status in het systeem wijzigt. Handmatige mutaties zijn daardoor overbodig.

5.

Koppel workflows van verschillende processen aan elkaar.

Binnen AFAS kan je zorgen dat processen elkaar vloeiend opvolgen. Hoe? Door afhankelijkheden te creëren. Een voorbeeld: nadat je de indiensttreding van een nieuwe medewerker hebt verwerkt, is het tijd om het contract te tekenen. Als je dit tweede proces koppelt aan het eerste, hoef je de workflows niet apart op te starten. Zo kan je ongestoord doorwerken!

Hulp nodig bij de inrichting van workflows?